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kt cloud BizOffice(이하 '비즈오피스')는 전자결재·메신저·이메일 연동·일정관리·프로젝트 관리 등 기업의 핵심 업무 기능을 통합해 제공하는 SaaS 기반 AI 그룹웨어 서비스입니다.
모아교육그룹은 비즈오피스를 도입해 서면 결재와 개별 이메일·외부 메신저로 흩어져 있던 업무를 전자결재·메일·메신저 하나로 통합하고, 외근·출장 중에도 모바일로 결재를 이어가는 환경을 갖췄습니다.
*모아교육그룹은 본사와 지역 교육센터를 운영하며 빠르게 성장해 온 교육 그룹입니다.
서면 결재와 흩어진 소통, 성장의 걸림돌
모아교육그룹은 빠르게 성장하면서 서류와 결재가 크게 늘었습니다. 그런데 서면 결재와 개별 이메일, 외부 메신저를 섞어 쓰다 보니 결재가 더디고 자료 공유 과정에서 혼선이 잦았습니다. 특히 외근·출장으로 본사에 들르기 어려운 직원은 결재를 제때 처리하지 못하는 일이 많았습니다.
“모아교육그룹이 급격히 성장하며 많은 인원의 서류와 결재가 필요해지면서 관리의 필요성을 느꼈습니다. 서면 결재와 개별 이메일, 외부 메신저를 혼합해 사용하다 보니 결재 처리 속도가 느리고 자료 공유 과정에서 혼선이 발생하는 경우가 많았습니다. 외근이나 출장으로 본사에 직접 방문하기 어려운 직원들이 결재를 제때 진행하지 못하는 일이 잦았고, 전자결재·메신저·전자메일을 하나로 통합해 어디서든 업무를 처리할 수 있는 그룹웨어 도입이 절실했습니다.”
— 모아교육그룹 담당자
안정성과 모바일, 그리고 조직도 기반 메신저
여러 솔루션을 비교한 끝에 모아교육그룹은 비즈오피스를 택했습니다. 시스템 안정성과 직관적인 사용 환경, 모바일 최적화가 고르게 뛰어났고, 데모에서 전자결재·메일·메신저가 한 플랫폼에서 매끄럽게 맞물리는 것을 직접 확인했기 때문입니다.
“여러 솔루션을 비교한 결과 kt비즈오피스는 안정적인 시스템과 직관적인 사용자 환경, 모바일 최적화 측면에서 우수했습니다. 데모를 통해 전자결재와 메일, 메신저가 하나의 플랫폼에서 원활히 작동하는 것을 확인했고, 특히 조직도 기반의 메신저 기능은 직원 검색이 간편하면서도 보안성이 높아 만족도가 컸습니다. 파일 전송 속도도 빠르고 지사와 본사 간 자료 교환이 실시간으로 가능하다는 점이 도입 결정에 결정적인 역할을 했습니다.”
— 모아교육그룹 담당자
외근 중에도 즉시 결재, 빨라진 업무
도입 이후 가장 크게 달라진 것은 결재 속도와 소통 효율입니다. 외근·출장 중에도 모바일로 바로 결재를 승인할 수 있어 결재 지연이 크게 줄었고, 메일 알림이 PC와 모바일에 함께 도착해 중요한 문서를 놓치지 않게 됐습니다.
“가장 큰 변화는 결재 속도와 의사소통 효율성입니다. 외근이나 출장 중에도 모바일로 즉시 결재를 승인할 수 있어 결재 지연이 크게 줄었고, 메일 수신 시 PC와 모바일에서 동시에 알림이 제공되어 중요한 문서를 놓치는 일이 없어졌습니다. 본사와 지역 교육센터 간 자료 전달 속도도 향상되어 불필요한 대면 보고나 문서 이동이 줄고, 전반적으로 업무 진행 속도가 빨라졌습니다.”
— 모아교육그룹 담당자
어디서나 쓰는 모바일과 든든한 지원
모바일 지원과 운영 지원도 만족스러운 대목으로 꼽혔습니다. 외부에서도 전자결재·메신저·메일을 불편 없이 쓰고, 조직도 기반 메신저로 담당자를 바로 찾을 수 있으며, 24시간 콜센터가 문의와 오류에 빠르게 대응합니다.
“모바일 지원이 뛰어나 외부에서도 전자결재, 메신저, 메일 기능을 불편 없이 사용할 수 있다는 점이 큰 장점입니다. 메신저가 조직도 기반으로 설계되어 필요한 담당자를 바로 찾을 수 있고, 보안이 지켜진 환경에서 빠른 파일 전송이 가능합니다. 24시간 콜센터가 운영되어 기능 문의나 오류 발생 시 빠른 응대와 해결이 가능하며, 고객 응대 직원들의 친절함도 만족도를 높이고 있습니다.”
— 모아교육그룹 담당자
도입 전후 한눈에 보기
| 구분 | 도입 전 | 도입 후 |
|---|---|---|
| 결재 방식 | 서면 결재 + 개별 이메일·외부 메신저 혼합 | 전자결재·메일·메신저 통합, 모바일 결재 |
| 결재 처리 | 외근·출장 시 결재 지연 잦음 | 외근·출장 중에도 모바일로 즉시 승인 |
| 자료 공유 | 본사·지역센터 간 혼선·전달 지연 | 실시간 자료 교환, 대면 보고·문서 이동 감소 |
| 메신저 | 외부 메신저 사용 | 조직도 기반 메신저(담당자 검색·보안) |
| 운영 지원 | 문의 대응 체계 분산 | 24시간 콜센터로 빠른 응대 |
※ 표의 내용은 모아교육그룹 도입 환경 기준이며, 조직 규모와 사용 범위에 따라 달라질 수 있습니다.
정리하며
모아교육그룹은 비즈오피스로 서면 결재와 흩어져 있던 소통 도구를 전자결재·메일·메신저 하나로 모으고, 외근·출장 중에도 모바일로 결재를 이어 가며 본사와 지역 교육센터의 업무 속도를 함께 끌어올렸습니다. 거점이 여러 곳으로 나뉘고 이동이 잦은 조직일수록 통합 그룹웨어의 효과가 크다는 것을 보여 주는 사례입니다.
지금 쓰는 업무 방식과 필요한 기능부터 함께 짚어 드립니다. 아래로 편히 문의해 주세요.
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