한서실업, AI 그룹웨어 비즈오피스로 언어 장벽 넘어 4개국 실시간 협업 체계 구축

kt cloud BizOffice(이하 '비즈오피스')는 전자결재·메신저·이메일 연동·일정관리·프로젝트 관리 등 기업의 핵심 업무 기능을 통합해 제공하는 SaaS 기반 AI 그룹웨어 서비스입니다.

 

자동차 부품 소재 전문기업 한서실업(주)은 비즈오피스를 도입해 전자결재와 이메일 업무를 전자화하고, 서울 본사와 대구 공장, 북미·중국·베트남·멕시코 4개국 현지 지사를 아우르는 실시간 다국어 협업 체계를 구축했습니다.

*한서실업은 1974년 섬유 가공 분야에서 출발해 자동차 부품 소재 전문 제조기업으로 성장했습니다. 

자동차 시트에 사용되는 신소재·신공법·신제품의 고기능성 원단을 주력으로 공급하며, 

최근에는 에어백을 비롯한 제품으로 사업 영역을 넓히고 있습니다. 

서울 본사와 대구 공장을 비롯해 북미·중국·베트남·멕시코 등지에 현지 지사를 운영하며, 

국·내외 직원 수는 약 2,300명에 이릅니다.

언어 장벽에 가로막혔던 해외 결재

한서실업은 미국·멕시코·중국·베트남 등 해외 지사와의 언어 장벽으로 인해 의사소통의 정확도를 확보하기 어려웠습니다. 

결재를 포함한 대부분의 업무를 종이 문서로 진행하다 보니, 해외 현장과는 문서를 스캔해 PDF로 주고받으며 결재 내용을 확인해야 했고, 원본이 반드시 필요한 경우에는 우편으로 서류를 주고받았습니다.

 

스캔·이메일 기반의 문서 교환 방식은 시차와 언어 차이로 인해 지연되기 쉬운 구조였습니다. 완료된 문서를 보관하고 관리하는 일에도 어려움이 따랐습니다.

사업 규모가 커지고 해외 거점이 늘어날수록 이 같은 비효율은 계속 쌓였습니다. 

국내 결재자가 현지어 문서의 내용을 정확히 파악하기 어려운 상황에서 확인과 회신을 반복하느라 결재 시간이 늘어나는 경우도 잦았습니다.

비용과 관리 편의성을 앞세운 클라우드 그룹웨어

한서실업은 원래 구축형(온프레미스) 그룹웨어 도입을 계획하고 있었습니다. 

도입의 계기는 경영진 차원의 판단이었습니다.

사업 성장과 해외 거점 확대에 발맞춰 디지털 협업 환경을 갖춰야 한다는 공감대가 경영진 사이에서 형성됐고, 여러 그룹웨어 제품을 검토한 끝에 비즈오피스를 도입하게 됐습니다. 

이번 그룹웨어 도입의 실무는 IT팀 김동빈 매니저가 검토부터 안착까지 맡아 진행했습니다.

클라우드 기반임에도 결재·메신저·프로젝트·일정관리 등 구축형 그룹웨어에 준하는 다양한 기본 기능을 제공한다는 점도 의사결정에 힘을 실었습니다. 

도입 검토 당시 다양한 협업툴과 그룹웨어를 함께 고려했지만, 상대적으로 비용 부담이 크다고 판단해 최종적으로 비즈오피스를 선택했습니다.

AI번역으로 4개국이 같은 결재선에서

비즈오피스 도입 이후 한서실업에서 가장 크게 달라진 점은 해외와 국내 사이 문서 유통의 편의성입니다. 

특히 AI번역 기능이 전자결재 기안 과정에서 활발하게 사용되고 있습니다.

 

해외 현지 직원이 현지어로 기안을 올리면 국내 결재자가 AI번역을 통해 한글로 확인하고, 반대로 국내에서 작성한 기안은 번역을 거쳐 현지어로 게시됩니다. 

한국어·중국어·베트남어·스페인어 등 다국어를 지원해, 서울 본사와 대구 공장, 북미·중국·베트남·멕시코 현지 지사가 언어 차이 없이 같은 결재선 위에서 소통합니다.

이러한 변화는 전자결재 기반 위에서 가능했습니다. 

결재자가 장소에 구애받지 않고 모바일이나 PC로 즉시 결재를 처리할 수 있게 되면서, 

서류를 들고 담당자를 직접 찾아다니거나 우편·스캔으로 주고받던 번거로움이 크게 줄었습니다.

기존 마이크로소프트 365를 그대로 연동

한서실업은 국내외 해외 거점이 많다 보니, 화상회의와 실시간 협업을 위해 이미 마이크로소프트 365를 함께 사용하고 있었습니다. 

기존 환경을 바꾸지 않고 그대로 연동할 수 있었던 점이 도입 만족도를 높였습니다.

소수 인원으로 다수 사업장에 안착

생산직 비중이 높은 사업 특성상 전체 인력 대비 그룹웨어 계정은 관리직을 중심으로 운영되고 있습니다. 

인사 변동 사항을 전달받아 계정을 할당하고 회수하는 과정은 현재 IT팀이 직접 챙기고 있는데, 향후 시스템 연동을 통한 자동화가 이뤄지면 운영 효율이 한층 높아질 것으로 기대됩니다.

처음에는 국내 사업장 위주로 도입을 시작했지만, IT팀이 AI번역 기능의 활용 가능성을 확인하고 적용 범위를 넓혀가면서 베트남·중국 현지 조직까지 사용 범위가 확대됐고, 

향후 북미 지역으로도 확대할 계획입니다. 

소수 인원으로 다수 사업장의 안착을 이끌어낸 사례로 볼 수 있습니다.

도입 전후 한눈에 보기

※ 표의 내용과 범위는 한서실업 도입 환경 기준이며, 회사 규모와 사용 범위에 따라 달라질 수 있습니다.

정리하며

한서실업은 비즈오피스 도입 후 종이 기반의 전자결재·소통 방식에서 벗어나 실시간 디지털 협업 체계로 전환했습니다. 

자동차 부품 소재 제조업처럼 다수의 해외 생산·공급 거점을 두고 언어가 다른 현장 간 협업이 필요한 조직일수록 전자결재·이메일 연동·AI번역을 갖춘 AI 그룹웨어의 효과가 크다는 것을 보여주는 사례입니다. 

한서실업은 최근 논현동으로 사옥을 확장·이전하며 IT 환경 전반을 재정비하는 과정에 있으며, 이번 그룹웨어 도입 역시 그 흐름 속에서 IT팀이 검토부터 안착까지 주도적으로 추진한 프로젝트입니다. 

향후 에어백 관련 사업으로 영역을 넓혀갈 계획이며, 해외 사업 지역 다변화도 함께 검토하고 있고 스마트팩토리 구축도 준비하고 있어, 비즈오피스 사용 경험이 다음 단계 디지털 전환에서도 참고 자료로 활용될 것으로 보입니다.

우리 회사도 언어가 다른 해외 현장과 실시간으로 협업할 수 있을지 궁금하시다면,
현재 업무 흐름과 사용 인원부터 함께 짚어 드립니다. 아래로 편하게 문의해 주시기 바랍니다.

[도입 상담: 080-567-0700]

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