전자결재시스템이란? 종이 결재와 다른 점과 도입 전 확인할 세 가지

결재판을 들고 임원실 앞에서 기다려 본 담당자라면 그 시간을 기억합니다. 

결재자는 회의 중이고, 다음 결재자는 문서가 올라온 줄도 모릅니다. 그렇게 하루가 지나갑니다.

결재는 회사에서 빠질 수 없는 절차입니다. 

돈을 쓰기 전에, 사람을 뽑기 전에, 휴가를 가기 전에 승인을 받습니다. 

그런데 이 절차를 종이로 주고받으면 방금과 같은 기다림이 따라붙습니다. 

정확히 말하면 결재가 늦어지는 것이 아니라 문서가 멈춰 있는 것입니다.

그렇다면 전자결재시스템은 이 결재를 어떻게 바꾸는 걸까요.

전자결재시스템이란

전자결재 — 종이 서류 대신 전산망을 통해 각종 사무를 처리하는 일. (국립국어원 우리말샘)

전자결재시스템은 문서를 작성해 올리고 승인을 받는 결재 절차를 종이 대신 시스템에서 처리하는 도구를 말합니다. 

즉, 승인이라는 행위는 그대로 두고 문서가 오가는 경로와 그 기록만 시스템 안으로 옮긴 것입니다.

종이 결재와 달라지는 두 가지

전자결재로 바꾸면 크게 두 가지가 달라집니다. 문서가 지나가는 경로와, 그 과정이 남기는 기록입니다.

먼저 경로입니다. 종이 문서는 사람이 직접 들고 다녀야 다음 결재자에게 넘어갑니다.

결재자가 자리에 없으면 문서도 그 자리에 멈춥니다.

전자결재는 미리 지정한 결재선을 따라 문서가 다음 사람에게 넘어갑니다. 

지금 문서가 누구에게 가 있는지도 화면에서 바로 확인합니다. 찾아다니지 않아도 됩니다.

다음은 기록입니다. 종이 결재가 남기는 것은 완료된 결과 한 장입니다. 

누가 언제 무엇을 검토했는지는 남지 않습니다.

전자결재는 결재 단계마다 무엇이 어떻게 바뀌었는지가 이력으로 남습니다. 

종이 결재는 결과만 남기고, 전자결재는 과정까지 남깁니다. 

결재가 끝난 뒤 그 과정을 되짚어야 할 때 쓰이는 것이 이 기록입니다.

결재는 기안 → 결재선 지정 → 상신 → 결재 → 완료 순서로 진행됩니다. 

중간에 승인을 받지 못한 문서는 기안자에게 반송(반료)되고, 기안자는 지적받은 부분만 고쳐 다시 올립니다. 

상황에 따라 합의·전결·대결·후결처럼 결재 방식이 달라지기도 합니다. 

순서와 유형을 더 자세히 보려면 전자결재 기능을 정리한 글을 함께 보셔도 됩니다.

우리 회사 결재 방식, 그대로 옮길 수 있나요

전자결재시스템은 어느 제품이든 기능 목록이 비슷하게 적혀 있습니다. 

문제는 그다음입니다. 

그 목록이 우리 회사가 지금 결재하는 방식을 담아내는지는 목록만 봐서는 알 수 없습니다.

같은 지출결의서라도 어떤 회사는 팀장 결재로 끝나고, 어떤 회사는 팀장에 이어 경영지원팀까지 거칩니다. 

금액이 일정 선을 넘으면 결재자가 한 명 더 붙는 회사도 있습니다. 

문서 번호를 매기는 기준도 제각각입니다. 

부서 코드를 앞에 두는 회사가 있고, 연도부터 시작하는 회사가 있습니다. 

이럴 때 확인할 것은 세 가지입니다.

첫째, 우리 결재 방식을 그대로 담을 수 있는지 확인합니다. 

부서마다 결재선이 다르고 금액에 따라 결재자가 늘기도 합니다.

둘째, 다른 업무와 연동되는지 확인합니다. 결재는 근태·휴가·자원과 맞닿아 있습니다. 

휴가 신청이 결재로 올라오고 그 결과가 근태에 반영되면, 같은 내용을 두 번 입력하지 않아도 됩니다. 더불어 사내 ERP 같은 자원관리 시스템과 연동해 업무를 처리할 수 있는지, 필요할 때 연동 범위를 넓힐 확장성이 있는지까지 확인합니다.

셋째, 어디서 결재하는지 봅니다. 팀장이 출장을 나가면 문서는 그 자리에서 멈춥니다. 

모바일에서도 같은 문서를 검토하고 승인할 수 있으면 결재가 밀리지 않습니다.

기준을 더 구체적으로 나눠 보고 싶다면 전자결재 도입 기준을 정리한 글을 함께 참고하시기 바랍니다.

회사 서버를 두지 않아도 시작할 수 있습니다

전자결재를 도입하는 방식은 두 가지로 나뉩니다. 

회사 서버에 직접 구축하는 방식과, 클라우드에서 계정을 받아 바로 쓰는 방식입니다.

구축형은 회사가 서버와 운영 인력을 두고 시스템을 직접 관리합니다. 

클라우드는 그 준비가 필요 없습니다. 계정을 만들면 웹에서 곧바로 결재를 시작합니다. 

인터넷이 되는 곳이면 사무실 밖에서도 같은 화면으로 문서를 봅니다. 

처음 도입을 검토하는 회사라면 부담이 적은 쪽입니다.

지금 쓰는 문서를 그대로 옮기는 것부터 시작하고 싶다면, 클라우드 그룹웨어 안에서 결재가 어떻게 자리를 잡는지 보시면 됩니다.

kt cloud 비즈오피스 전자결재

kt cloud 비즈오피스로 전자결재를 도입하면 준비부터 운영, 확장까지 하나의 흐름으로 자리를 잡습니다. 

결재가 따로 떨어져 있지 않고 메일·일정·근태와 한 화면에서 처리됩니다.

먼저 결재양식을 준비합니다. 

기본으로 제공되는 양식편집기로 담당자가 직접 만들 수 있습니다. 

혼자 붙들 필요는 없습니다. 통합 온보딩 서비스로 담당 컨설턴트가 컨설팅·셋업·교육·안정화 네 단계를 무상 지원하고, 지금 쓰는 문서를 결재양식으로 옮기는 일까지 함께합니다.

다음으로 문서 번호를 매기는 기준을 정합니다. 

부서별·양식별·연도별로 채번 규칙을 설정해, 회사가 지금 쓰는 번호 체계를 그대로 씁니다.

잘못 올린 문서는 회수합니다. 

금액을 틀리게 적었거나 결재선을 잘못 지정했을 때 문서를 되돌리고, 회수한 문서는 고쳐서 다시 올립니다.

운영 중에는 문서가 쌓입니다. 

결재가 어느 단계까지 갔는지는 진행 상황에서 확인하고, 끝난 문서는 검색으로 찾습니다. 

연봉 테이블처럼 아무나 열어 보면 곤란한 문서는 보안등급과 공개·비공개, 열람 권한으로 보는 사람을 좁힙니다. 문서에 무엇이 언제 바뀌었는지는 변경 이력에 남습니다.

근태·휴가와 연동됩니다. 

휴가 신청 같은 근무 관련 문서가 전자결재로 올라오고, 승인까지 한곳에서 처리합니다.

나아가 ERP·MES 같은 사내 시스템과도 연결합니다. 

Office Connect 맞춤 API로 연동하며, 연동 범위는 회사별로 협의해 구성합니다.

자주 묻는 질문

Q. 전자결재시스템과 그룹웨어는 같은 말인가요?
같은 말은 아닙니다. 

전자결재는 결재 절차를 다루는 기능이고, 그룹웨어는 메일·일정·게시판·근태처럼 회사 업무 전반을 한곳에 모은 더 넓은 도구입니다. 

전자결재는 그룹웨어 안에 제공되는 하나의 기능입니다.

Q. 잘못 올린 결재 문서를 되돌릴 수 있나요?
가능합니다. 비즈오피스는 결재 문서 회수를 지원합니다. 

금액을 틀리게 적었거나 결재선을 잘못 지정한 경우에 쓰이며, 회수한 문서는 고쳐서 다시 올릴 수 있습니다.

Q. 서버를 따로 두지 않고 바로 쓸 수 있나요?
가능합니다. 비즈오피스는 클라우드 그룹웨어 플랫폼입니다. 

회사 서버를 따로 구축하지 않고 계정을 받아 웹에서 바로 접속하여 이용할 수 있습니다.

정리하면

전자결재시스템은 결재라는 절차를 시스템으로 옮겨, 문서가 지나간 경로와 결재 과정을 기록으로 남기는 도구입니다. 

기능 목록만 비교하면 제품 사이의 차이를 알기 어렵습니다. 

우리 회사 결재 방식을 담을 수 있는지, 다른 업무와 연동되는지, 어디서 결재할 수 있는지를 먼저 확인하시면 됩니다. 

기능 목록을 외우기보다, 지금 우리 문서가 어떤 순서로 승인을 받고 있는지 한 번 적어 보는 데서 시작하시면 됩니다.

우리 회사 결재 방식에 맞춰 함께 정리해 드립니다.
지금 쓰는 문서를 그대로 옮기는 것부터 시작할 수 있습니다.

[도입 상담: 080-567-0700]

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