전산 담당자 없는 우리 회사, 전자결재 도입하기 | 비즈오피스 그룹웨어

"우리도 전자결재 도입합시다." 대표님의 한마디가 총무 담당자에게 떨어집니다. 

그런데 회사에는 전산 담당자가 없습니다.

서버는 어디에 두어야 할지, 기존 결재 양식은 누가 시스템으로 옮길지 

— 사내에 물어볼 사람이 없다는 사실이 담당자의 어깨를 무겁게 합니다.

이 고민은 클라우드 그룹웨어 비즈오피스를 도입하면 해결됩니다. 

시스템 운영은 kt cloud가 맡고, 기존 결재 양식 등록부터 사내 결재 방식에 맞춘 옵션 설정까지, 전담 담당자가 대행해 드립니다.

도입 준비부터 셋업·교육·실사용 적용, 그리고 조직 개편 이후 대응까지 

— 비즈오피스가 각 단계에서 무엇을 해결하는지 순서대로 정리했습니다.

물리적 서버와 장비는 고민하지 않으셔도 됩니다

비즈오피스는 kt cloud가 제공하는 클라우드 그룹웨어입니다. 

시스템 운영과 관리는 kt cloud가 맡고, 고객사는 부여받은 계정으로 PC 웹브라우저나 모바일 앱에서 접속해 사용합니다. 

전자결재 도입이라고 하면 고가의 장비 구입과 시스템 관리부터 떠올리기 쉽지만, 

이 구조에서는 회사가 서버를 두거나 직접 운영할 필요가 없습니다.

따라서 비즈오피스 도입 시 필요한 것은 전산 지식이 아닌, 

우리 회사의 결재 규칙과 양식을 가장 잘 아는 실무자 한 분, 바로 지금 이 글을 읽고 계신 분이면 충분합니다.

우리 회사 양식과 결재 방식 그대로, 전담 담당자가 셋업합니다

비즈오피스는 전자결재 도입 시 허들인 '결재양식 개발/등록'과 '옵션 설정'을 통합 온보딩 서비스로 명쾌하게 해결합니다. 

배정된 전담 담당자가 컨설팅부터 셋업, 교육, 안정화까지의 4단계를 무상 지원합니다.

회사 고유의 결재양식을 그룹웨어로 개발하고 등록하는 과정을 기본 온보딩 서비스로 제공합니다. 컨설팅을 통해 조직 구조와 결재 정책을 진단하고, 셋업 단계에서 귀사 고유의 양식과 규칙(결재 유형, 채번 규칙, 입력 필드, 문서 흐름, 권한 설정 등)을 시스템에 자연스럽게 구현해 드립니다. 

이를 통해 관리자와 사용자는 조직도에서 결재자를 지정하는 최소한의 작업만으로 바로 전자결재를 편리하게 활용하실 수 있습니다.

시스템 오픈이 끝이 아닙니다. 도입은 안정화까지입니다

비즈오피스 통합 온보딩은 시스템을 오픈하는 단계에서 멈추지 않고 교육과 안정화 과정을 제공합니다. 설정이 끝나도 사내에 사용법을 알려 줄 사람이 없으면 기존처럼 종이 결재 방식으로 돌아가는 경우가 많기 때문입니다.

전담 담당자가 관리자·사용자 교육을 진행하고, 도입 후 운영이 자리 잡았는지 안정화 단계에서 점검합니다.

실무 운영 중 발생하는 예외 상황, 스마트한 기능으로 대비합니다

비즈오피스는 시스템 도입 이후 실무 현장에서 자주 부딪히는 상황들을 기능적으로 미리 대비해 둡니다. 결재가 잘못 올라가거나 결재권자가 출장으로 부재중일 때마다 외부에 문의해야 한다면 관리의 부담이 커질 수밖에 없습니다. 

비즈오피스에서는 관리자와 임직원이 시스템 내에서 직접 손쉽게 해결할 수 있습니다.

• 결재 상신 후 오류를 발견했을 때 : 다음 결재자의 처리 전이라면 기안함에서 「회수」하여 내용을 수정한 뒤 재기안할 수 있습니다.
• 결재권자가 부재중일 때 : 대결자를 지정해 업무 공백 없이 결재를 진행하며, 위임전결 규정도 관리자 화면에서 미리 등록할 수 있습니다.
• 급하게 처리해야 하는 문서가 있을 때 : 기안 시 '긴급결재'를 체크하면 결재함 목록에서 문서 제목이 붉은색으로 강조되어 빠른 처리를 유도합니다.
• 문서번호를 체계적으로 관리하고 싶을 때 : 사내 채번 규칙을 설정해 두면 결재 완료 시 문서번호가 자동으로 부여됩니다.
• 결재 이력을 명확히 추적할 때 : 결재선이나 첨부파일 변경 이력이 문서에 기록되어 언제, 누가 수정했는지 명확히 확인할 수 있습니다.
• 외근·출장 중 빠른 결재가 필요할 때 : iOS 및 안드로이드 모바일 앱을 통해 외부에서도 간편하게 기안을 상신하고 승인할 수 있습니다.

조직 개편이나 사규 변경 시에도 사후관리로 지원합니다

비즈오피스 통합 온보딩에는 무료 사후관리가 포함됩니다. 

부서가 통폐합되어 조직 구조가 달라질 때, 사규가 바뀌어 양식과 규정을 수정해야 할 때, 

담당자가 교체됐을 때 — 추가 비용 없이 재컨설팅과 재교육을 받을 수 있습니다.

도입은 한 번이지만 기업의 비즈니스 환경은 계속 변화합니다. '이때마다 또 혼자 끙끙대야 하나?' 

기업 실무자의 이 걱정에 대해, 비즈오피스는 도입 시점에만 돕고 끝나는 방식이 아니라 

회사가 바뀌는 순간마다 고객 눈높이에 맞추어 지원을 이어 갑니다.

도입 준비 확인표

앞서 소개해 드린 핵심 내용을 실무 담당자가 준비할 사항과 비즈오피스의 지원 역할로 

구분해 정리했습니다.

이 외에도 보안등급·공개 여부 설정, 문서함 구성처럼 회사마다 확인할 항목이 있습니다. 

비즈오피스 상담 과정에서 우리 회사 상황에 맞춰 함께 점검할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

Q. 전산 담당자가 없어도 전자결재를 도입할 수 있나요?
가능합니다. 

비즈오피스는 클라우드 그룹웨어 서비스로, 사내에 별도 서버를 구축하거나 직접 관리할 필요가 없습니다. 

또한, 회사 고유 결재 양식 등록 및 맞춤 결재 옵션 설정은 통합 온보딩 서비스의 '셋업' 단계에서 컨설팅 담당자가 무상 지원해 드립니다.

Q. 우리 회사 고유 결재 양식을 그대로 전자결재에 적용할 수 있나요?
가능합니다. 

비즈오피스 컨설팅 단계에서 회사의 결재 방식과 양식을 확인하고, 

셋업 단계에서 고객사의 고유 결재 양식의 형태와 주요 요소를 최대한 동일하게 반영합니다. 

문서마다 입력 필드와 문서 흐름도 회사 결재 방식에 맞춰 설정됩니다.

Q. 통합 온보딩 서비스는 비용이 드나요?
무료입니다. 

컨설팅·셋업·교육·안정화 4단계를 전담 담당자가 무료로 제공합니다. 

조직 개편·사규 변경 시의 재컨설팅·재교육 같은 사후관리도 추가 비용이 없습니다.

정리하면

전산 담당자가 없는 회사에 비즈오피스가 답이 되는 이유는 세 가지입니다. 

서비스 제공을 kt cloud가 맡아 소프트웨어와 하드웨어 관리를 고민할 일이 없고, 

고유 결재 양식 등록과 옵션 셋업, 조직 변경 후의 재정비까지 사후관리를 무상 지원합니다.

담당자가 준비할 것은 두 가지입니다. 

기존 결재 규칙과 양식, 그리고 그동안 실무에서 겪은 불편입니다. 

그 다음부터는 비즈오피스가 함께합니다.

전자결재 도입 검토 중이시라면,
비즈오피스 컨설턴트에게 문의해 주세요. 
 

[도입 상담: 080-567-0700]