그룹웨어 도입 전 필수 체크리스트는?

업체 소개서를 몇 장 넘기다 보면 어느 제품이나 비슷해 보입니다. 

메일·전자결재·근태관리·일정관리, 기능 목록은 거의 겹칩니다. 

그래서 무엇을 기준으로 골라야 할지 막막해지기 쉽습니다.

정작 도입한 뒤 만족도를 가르는 것은 기능의 개수가 아닙니다. 

우리 회사가 일하는 방식과 얼마나 맞는지가 갈립니다.
결재선 설정부터 모바일 업무 환경, 데이터 이전과 사후 지원까지 계약 전에 짚어야 할 항목이 따로 있습니다. 

이번 글에서는 그룹웨어 도입을 앞둔 담당자가 계약 전에 확인할 12가지를 정리했습니다.

비교보다 먼저, 지금 무엇이 불편한지부터

그룹웨어를 비교하기 전에 우리 회사가 지금 어떤 문제를 겪고 있는지 먼저 적어 보세요. 

예를 들면 이런 것들입니다.

• 결재 한 건 받는 데 2~3일씩 걸린다.
• 지난 계약서를 다시 찾는 데 시간이 오래 걸린다.
• 휴가 관리와 연차 계산을 아직 손으로 하고 있다.
• 출장이나 외근 중에는 업무 처리가 막힌다.

이렇게 불편한 점을 구체적으로 적어 두면, 도입한 뒤에 무엇이 나아졌는지 확인하기도 쉬워집니다.

1. 우리 회사가 일하는 방식에 맞나요

① 결재 흐름과 결재선을 자유롭게 설정할 수 있나요
전자결재는 회사마다 업무 절차가 다릅니다. 

금액에 따라 결재 단계가 갈리기도 하고, 결재자가 자리를 비우면 전결·대결이 필요하기도 합니다. 

이 구조를 제품이 받아 주지 못하면, 결재를 올릴 때마다 사람이 결재선을 손으로 고치게 됩니다.

• 금액별 결재 단계를 설정할 수 있는지
• 전결·대결 기능을 지원하는지
• 모바일에서도 결재할 수 있는지
• 결재 이력을 조회할 수 있는지

가장 좋은 방법은 실제로 쓰는 결재 양식 한 건을 골라, 데모 시연에서 그대로 만들어 달라고 요청해 보는 것입니다.
 

② 우리 회사 결재 양식은 누가 만들어 주나요
기본 제공 양식만으로 모든 업무를 처리하기는 어렵습니다. 

휴가신청서나 지출결의서처럼 회사마다 구성 항목이 다른 문서가 많기 때문입니다.

• 기본으로 제공되는 양식은 어떤 것들인지
• 회사 전용 양식을 따로 만들 수 있는지
• 제작 비용과 걸리는 기간은 얼마인지
• 담당자가 직접 만들어야 하는지

양식 제작에 시간이 걸린다면 도입 일정에도 미리 반영해 두는 편이 좋습니다.
 

③ 사내 메신저와 공지가 기록으로 남나요
업무 대화가 개인 메신저에 흩어져 있으면 이력을 관리하기 어렵습니다. 

담당자가 바뀌거나 퇴사하면 그동안의 내용을 확인하기 힘들어지기도 합니다.

• 조직도를 기반으로 대화방을 만들 수 있는지
• 공지사항과 대화 내용을 검색할 수 있는지
• 메신저와 메일이 연계되는지
• 대화 기록이 보존되는지
  
  

④ 일정과 업무 진행 상황을 한눈에 볼 수 있나요
업무가 어디까지 왔는지 매번 담당자에게 물어봐야 한다면 관리에 손이 많이 갑니다.

• 개인 일정과 팀 일정을 함께 관리할 수 있는지
• 담당자별 진행률을 확인할 수 있는지
• 프로젝트 단위로 관리할 수 있는지
• 업무 현황을 한눈에 보는 대시보드가 있는지

2. 매일 쓰는 업무 환경이 편한가요

⑤ 근태와 휴가를 한 곳에서 관리할 수 있나요
근태 기록과 휴가 신청이 서로 다른 시스템에 흩어져 있으면, 

관리 업무가 그만큼 늘어납니다.

• 출퇴근이 자동으로 기록되는지
• 휴가 신청이 전자결재로 이어지는지
• 연차가 자동으로 계산되는지
• 직원이 본인의 연차를 직접 확인할 수 있는지
• 외근과 재택근무를 지원하는지
  
  

⑥ 문서와 자료를 안전하게 보관할 수 있나요
문서가 개인 PC나 메일함에만 있으면 자료를 관리하기 어렵습니다.

• 권한에 따라 문서 열람을 나눌 수 있는지
• 문서별 보존 기간을 정할 수 있는지
• 지난 자료를 검색할 수 있는지
• 첨부파일을 관리할 수 있는지

계약서나 인사 자료처럼 오래 보관해야 하는 문서는 특히 눈여겨보는 것이 좋습니다.
 

⑦ 재택·외근 중에도 업무를 처리할 수 있나요
요즘은 모바일에서 업무를 처리하는 비중이 점점 커지고 있습니다.

• 모바일에서 전자결재를 할 수 있는지
• 모바일에서 쓸 수 있는 기능이 어디까지인지
• 알림 기능을 지원하는지
• PC 화면과 무엇이 다른지

'모바일 지원'이라는 한마디보다, 실제로 어디까지 되는지를 확인하는 것이 중요합니다.

3. 계약 전에 꼭 짚어야 할 것

⑧ 다른 시스템과 연동해도 업무 규칙이 유지되나요
이미 쓰고 있는 ERP나 인사 시스템이 있다면, 단순히 '연동되는지'만 물어서는 부족합니다.

• 연동할 수 있는 시스템의 범위
• 연동한 데이터에도 권한 관리가 적용되는지
• 보존 기간이 똑같이 지켜지는지
• 문서 관리 정책이 그대로 유지되는지
  
  

⑨ 추가 비용은 얼마나 생기나요
월 이용료만 보고 계약했다가, 예상하지 못한 비용을 나중에 만나는 경우가 있습니다. 

견적서에서 아래 항목을 확인해 보세요.

• 초기 도입 비용
• 계정 추가 비용
• 저장 공간 추가 비용
• 교육 비용
• 시스템 연동 비용

모든 비용 항목이 견적서에 적혀 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 

적혀 있지 않은 금액은 아직 정해지지 않은 것입니다.
 

⑩ 기존 데이터를 옮길 수 있나요
전자결재 문서나 게시판 자료는 회사의 중요한 자산입니다.

• 어떤 데이터를 옮길 수 있는지
• 첨부파일도 함께 옮겨지는지
• 교육은 몇 번 제공되는지
• 관리자 교육도 제공되는지

'가능합니다'라는 답보다는, 옮길 수 있는 항목을 목록으로 받아 두는 편이 안전합니다.
 

⑪ 조직이 바뀌면 다시 도와주나요
회사는 계속 바뀝니다. 

조직이 개편되고 담당자가 바뀌면 그룹웨어 설정도 함께 손봐야 합니다.

• 조직이 바뀌었을 때 재설정을 도와주는지
• 그때 추가 비용이 드는지
• 담당자가 바뀌면 교육을 다시 받을 수 있는지
• 사규가 바뀌면 설정도 바꿀 수 있는지

도입 첫해보다 2~3년이 지난 뒤의 만족도를 가르는 중요한 항목입니다.
 

⑫ 보안과 문서 관리 기능은 충분한가요
기업의 업무 데이터는 안전하게 관리되어야 합니다.

• 보안등급을 설정할 수 있는지
• 접속 권한을 관리할 수 있는지
• 변경 이력이 남는지
• 문서별 보존 기간을 정할 수 있는지
• 2차 인증을 지원하는지

문서가 언제, 어떻게 수정되었는지 남는 변경 이력 기능도 함께 살펴보는 것이 좋습니다.

한눈에 보는 그룹웨어 도입 체크리스트

• 결재 흐름과 결재선 설정
• 결재 양식 제작 지원 여부
• 메신저와 공지 기록 관리
• 일정과 업무 진행 상황 확인
• 근태와 휴가 관리 기능
• 문서 보관과 검색 기능
• 모바일 업무 환경 지원
• 시스템 연동 기능
• 추가 비용 발생 여부
• 데이터 이전과 교육 지원
• 조직 변경 시 사후 지원
• 보안과 문서 관리 기능

자주 묻는 질문

Q. 직원 수가 적어도 모든 항목을 확인해야 하나요?
규모가 작다면 사용 편의성과 비용을 먼저 보셔도 됩니다. 

다만 초기 셋업과 교육 지원 여부는 규모와 상관없이 확인해 보시길 권합니다.
 

Q. 무료 체험에서는 무엇을 확인해야 하나요?
우리 회사에서 실제로 쓰는 가장 복잡한 결재 절차를 직접 돌려 보세요. 

같은 업무가 모바일에서도 되는지 확인하는 것도 중요합니다.
 

Q. 기존 자료는 모두 옮길 수 있나요?
옮길 수 있는 데이터는 업체마다 다릅니다. 

전자결재 이력, 게시판 자료, 첨부파일이 모두 옮겨지는지 항목별로 확인해 보시는 것이 좋습니다.
 

Q. 결재 양식은 직접 만들어야 하나요?
업체마다 차이가 있습니다. 

기본 양식만 제공하는 곳도 있고, 회사의 조직 구조와 업무 절차를 함께 보며 맞춤형으로 만들어 주는 곳도 있습니다.

비즈오피스는 이렇게 지원합니다

비즈오피스는 그룹웨어를 도입하는 과정에서 통합 온보딩 서비스를 제공합니다.

• 조직 구조와 결재 규정을 반영해 전자결재 양식과 결재선을 설정해 드립니다.
• 컨설팅, 셋업, 교육, 안정화까지 단계별로 지원합니다.
• 조직이 개편되거나 담당자가 바뀌어도 다시 교육해 드립니다.
• 문서에 보안등급과 보존 기간을 설정하는 기능을 제공합니다.
• 시스템을 연동할 때도 같은 권한 관리 정책을 적용합니다.
• 모바일과 PC 어디에서나 편하게 업무를 볼 수 있습니다.

또한 안정적인 kt cloud 환경을 기반으로, 기업 규모와 업무 방식에 맞는 그룹웨어 운영 환경을 제공하기 위해 노력하고 있습니다.

그룹웨어는 단순히 기능을 들여놓는 일이 아니라, 일하는 방식을 함께 다듬어 가는 과정입니다. 

우리 회사에 꼭 필요한 기능이 무엇인지 먼저 확인하고, 장기적인 운영과 지원까지 함께 비교해 보시기 바랍니다.

어떤 항목부터 확인하면 좋을지 함께 정리해 드립니다.
현재 업무 방식과 예상 사용 인원만 알려 주시면 됩니다. 아래로 편히 문의해 주세요.

[도입 상담: 080-567-0700]

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