그룹웨어 전자결재, 자주 묻는 질문 8가지 | 비즈오피스 그룹웨어

종이 결재판을 들고 팀장 자리를 오가거나, 메신저로 "이거 승인해 주세요"를 반복하던 방식을 바꿔 볼까 고민하는 순간이 있습니다. 

그런데 막상 전자결재를 알아보면 걱정이 먼저 앞섭니다. 

우리 회사 결재선이 그대로 될까, 몇 년째 쓰는 서식은 어떻게 되나, 보안은 괜찮나.

전자결재 도입을 검토하는 담당자들이 실제로 가장 많이 묻는 질문 여덟 가지를 모았습니다.
하나씩 질문과 답을 확인해 보시면 좋겠습니다.

1. 우리 회사 결재선이 복잡한데 그대로 옮길 수 있나요?

부서마다 결재 단계가 다르고, 어떤 문서는 팀장 전결로 끝나고 어떤 문서는 임원까지 올라갑니다.
이 복잡한 흐름을 그대로 옮길 수 있을지가 실무자의 걱정입니다.

비즈오피스는 기본 결재유형 네 가지(결재·확인·전결·개인순차합의)를 제공하고, 

참조·부서합의·후결 같은 유형은 관리자가 필요에 따라 설정으로 적용할 수 있습니다. 

기존 결재선은 관리자가 초기결재선으로 미리 등록해 두면 되고, CSV 파일로 한 번에 올릴 수도 있습니다. 

관리자가 정해 둔 결재선이라도 기안자가 상신할 때 상황에 맞게 바꿀 수 있습니다. 

물론, 기안자 개인이 결재선을 등록하여 이용하는 것도 가능합니다.

• 기본 4유형: 결재·확인·전결·개인순차합의 
• 추가 유형(관리자 설정): 참조·부서순차/병렬합의·후결·처리부서/주관부서 지정 등
• 상신 시 기안자가 결재선 조정 가능

대리 결재가 필요할 때는 대결자를 따로 지정합니다. 

지금 회사에서 돌아가는 결재 흐름을 그대로 옮겨 두고, 예외 상황만 그때그때 확인하면 됩니다. 

2. 회사 결재양식을 그대로 반영할 수 있나요?

"우리가 몇 년째 쓰는 품의서랑 지출결의서 서식이 있는데, 그게 그대로 될까?" 양식 이야기가 나오면 담당자들이 가장 먼저 떠올리는 문서들입니다.

비즈오피스는 통합 온보딩 서비스로 회사 양식을 맞춤 설계합니다. 

컨설팅·셋업·교육·안정화 네 단계를 무료로 진행합니다.

양식 편집기에서는 회사 양식을 참조하거나 PC에 있는 파일을 불러와 만들고, 

문서 상단에 회사 로고를 반영하는 것도 가능합니다.

• 통합 온보딩 4단계(컨설팅·셋업·교육·안정화) 무료 진행
• 양식 편집기: 회사양식 참조·PC 불러오기·상단 로고 반영

기존 서식의 결재 사인칸 수와 항목 배치를 회사 문서 그대로 살립니다. 

새 도구에 맞춰 서식을 처음부터 다시 작성할 부담이 없습니다.

3. 외근 중에도 휴대폰으로 결재할 수 있나요?

결재 한 건 때문에 사무실로 복귀하거나, 담당자가 자리로 돌아올 때까지 문서가 멈추는 경우가 있습니다. 

외근이 잦은 조직일수록 이 대기 시간이 쌓입니다.

비즈오피스는 휴대폰에서 결재 문서를 확인하고 처리할 수 있습니다. 

결재 문서가 완료되거나 반송되면 메일로 알림이 갑니다.

이동 중에도 메일함에서 진행 상황을 파악할 수 있습니다.

• 휴대폰으로 결재 확인·처리
• 완료·반송 시 메일 알림

자리에 없다는 이유로 결재가 하루씩 밀리던 상황을 줄일 수 있습니다.

4. 아무나 열람하면 어쩌죠? 보안 설정 가능한가요?

전자결재 도입을 미루는 이유로 "문서가 서버에 다 모이는데, 아무나 보면 어떡하나"라는 걱정이 꼭 나옵니다. 

종이 문서는 캐비닛에 잠그기라도 하니까요.

비즈오피스는 문서마다 보안등급을 1~5등급으로 나누고, 분류코드별로 공개·비공개를 정합니다. 

열람 권한은 사람별로 지정하며, 열람 기간을 한시적으로 끊어 줄 수도 있습니다.

로그인 단계에서도 2차 인증(캡챠 또는 OTP)과 접속 IP 허용 리스트로 접근을 통제합니다. 

운영은 kt cloud가 맡습니다.

• 보안등급 1~5등급·분류코드별 공개/비공개
• 열람 권한 사람별 지정·열람 기간 한시 지정
• 로그인 2차 인증(캡챠 또는 OTP)·접속 IP 허용 리스트

민감한 문서일수록 볼 수 있는 사람을 좁게, 기간을 짧게 설정하면 됩니다.

5. 우리 회사 ERP와 연동되나요?

"결재는 여기서, 회계는 저기서" 같은 내용을 두 번 입력하는 번거로움을 없애고 싶다는 이야기를 자주 듣습니다.

비즈오피스는 ERP 를 포함한 다양한 업무시스템 연동을 지원합니다. 

Teams 화면 안에 비즈오피스 포털 대시보드가 들어와, 결재·공지 바로가기를 Teams에서 바로 엽니다.

• ERP/HR/MES/출입관리시스템(kt텔레캅, 세콤, 캡스 등) 연동 지원
• M365 Teams 연동 — Teams 안에서 비즈오피스 포털 대시보드

6. 잘못 올린 결재, 되돌릴 수 있나요?

기안 버튼을 누른 후에 오타나 빠진 첨부가 보이는 순간이 있습니다. 

종이 결재라면 이미 팀장 책상에 올라간 뒤죠.

비즈오피스는 다음 결재자가 아직 결재하지 않은 상태라면 기안자가 문서를 회수할 수 있습니다. 

회수한 문서는 미결함으로 들어오고, 여기서 다시 기안하거나 삭제합니다.

결재자가 문서를 돌려보내는 동작은 '반송'이라고 부릅니다. 

흔히 말하는 반려이며, 반송된 문서는 반송함에서 확인해 재기안하면 됩니다. 

• 회수 조건: 다음 결재자가 아직 결재하지 않은 상태
• 회수 문서 → 미결함에서 재기안 또는 삭제
• 결재자가 돌려보내는 '반송'(흔히 반려) → 반송함에서 재기안

올린 문서를 수정할 여지가 남아 있으니, 기안 후에 실수를 발견해도 대응이 가능합니다.

7. 부서마다 다른 채번, 반영할 수 있나요?

문서번호 규칙은 회사마다, 심지어 부서마다 다릅니다. 

인사팀과 구매팀이 같은 번호 체계를 쓰는 경우가 오히려 드뭅니다.

비즈오피스는 채번을 회사 전체·부서별·양식별·부서+양식별 네 범위로 나눠 적용합니다. 

번호는 분류코드·부서이름·연도·일련번호 같은 항목을 골라 순서까지 조합해 만듭니다.

회기를 년 단위나 월 단위로 정해, 언제 번호를 다시 시작할지 결정합니다.

• 채번 범위 4가지: 회사 전체·부서별·양식별·부서+양식별
• 번호 조합: 분류코드·부서이름·연도·일련번호 등 순서 지정
• 회기 년/월 단위·변경이력 기록

채번 설정을 바꾸면 누가 언제 무엇을 바꿨는지 변경이력으로 남습니다.

8. 결재가 지연되면 바로 확인할 수 있나요?

결재 한 건이 며칠씩 멈춰도 누구 손에서 막혔는지 알기 어려운 경우가 많습니다. 

재촉 전화를 돌리다 하루가 갑니다.

비즈오피스는 결재가 지연되면 지연문서를 메일로 알립니다. 

지연 일수를 정해 두고, 공휴일은 계산에서 뺍니다.

여기에 결재처리 시간을 양식별·부서별·개인별로 통계로 봅니다. 

어느 문서가 어느 부서에서 오래 걸리는지 숫자로 확인합니다.

• 지연문서 메일 알림 (지연 일수 지정·공휴일 제외)
• 결재처리 시간 통계: 양식별·부서별·개인별

병목이 보이면 결재선을 손보거나 담당자에게 알림을 보내 멈춘 흐름을 되살립니다.

여덟 가지 질문, 비즈오피스에서 확인해 보세요

앞의 여덟 가지가 실제로 어떻게 움직이는지는 비즈오피스에서 직접 확인할 수 있습니다.

질문별로 어떤 기능이 답하는지 다시 짚어 보면 이렇습니다.

• 잘못 올린 결재·부서별 채번·지연 확인 → 회수 기능, 채번 4범위, 양식별·부서별·개인별 결재처리 시간 통계로 답합니다.
• 문서 열람 걱정 → 보안등급 1~5등급, 로그인 2차 인증, kt cloud 운영으로 관리합니다.
• 복잡한 결재선과 회사 양식 → 통합 온보딩(컨설팅·셋업·교육·안정화)으로 맞춤 셋업합니다.
• 외근 결재와 기존 협업 도구 → 휴대폰 결재 처리와 M365 Teams 연동으로 이어집니다.
• 여기에 KAON AI 같은 부가서비스를 선택해 더할 수 있습니다.

전자결재 도입을 검토 중이라면, 우리 회사 결재선과 양식을 기준으로 상담받아 보시는 편이 

가장 빠릅니다.

전자결재, 우리 회사 상황에 맞춰 점검해 보고 싶으시다면,
결재선과 양식부터 함께 살펴 드립니다. 아래로 편히 문의해 주세요.

[도입 상담: 080-567-0700]

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