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수입차 전문 딜러사 (주)비전은 비즈오피스를 도입해 전국 지점의 이메일·전자결재 체계를 하나로 통합하고, 근태관리와 일계표 공유 방식을 새롭게 정비했습니다.
*비전은 비전오토모티브, 비전오토모빌, 비전모빌리티, 비전모터스 4개 법인으로 구성돼 있으며, 전국 13개 전시장과 200여 명의 직원을 운영하는 자동차 딜러사입니다.
2015년 혼다 브랜드 총판으로 시작해 현재는 Jeep, 푸조, BYD 등 해외 브랜드 차량을 전국에 판매·서비스하고 있습니다.
브랜드마다 다른 이메일과 결재 양식, 그 사이에서
비전은 전국적으로 전시장과 서비스센터를 늘려가며 조직을 키워왔습니다.
그 과정에서 업무 관리와 소통의 필요성도 함께 커졌습니다.
도입을 총괄한 기획팀 담당자는 이메일 서비스를 검토하게 된 배경을 이렇게 설명합니다.
"회사 창립 초기부터 다른 회사의 이메일 서비스를 사용했는데, 당시에는 단일 브랜드였고 회사 규모도 크지 않아 큰 문제가 없다. 하지만 회사의 규모가 커지면서 관리가 어려워졌고, 사용자가 늘어남에 따라 이메일만 사용하는 데도 비용이 부담스러워졌다"
— 기획팀 담당자
전자결재 역시 별도 솔루션을 사용해왔지만,
자동차 브랜드별로 다른 결재 양식을 유연하게 반영하기 어려웠습니다.
"브랜드마다 요구하는 결재 양식이 달랐지만 기존 제품은 이를 제대로 지원하지 못해 불편함이 있었다"
— 기획팀 담당자
비전은 이 문제를 해결할 통합형 협업 솔루션을 검토한 끝에 비즈오피스를 선택했습니다.
이메일과 전자결재, 하나의 시스템으로
비즈오피스 도입 이후 가장 큰 변화는 이메일과 전자결재 시스템이 하나로 통합된 것입니다.
"기존에는 브랜드별로 각기 다른 도메인의 이메일이 필요했으며, 그 결과 각각 별도의 계정을 생성해야 해 관리가 복잡했다"
"현장 직원과 영업 직원이 서로 다른 솔루션을 사용하다 보니 기능 차이와 용량 제한 등의 문제가 있었는데, 이제는 하나의 통합 솔루션으로 운영돼 이런 문제를 해결할 수 있어 사용의 편의성이 높아졌다"
— 기획팀 담당자
전국 지점의 조직도 확인도 한결 수월해졌습니다.
"기존에는 전국 지점의 조직도를 실시간으로 확인하기 어려웠지만, 현재는 간편하게 조회할 수 있어 지점 간 소통이 훨씬 원활해졌다"
— 기획팀 담당자
전국 지점 근태를 한 화면에서
비즈오피스의 근태관리 기능은 비전의 운영 방식에도 변화를 가져왔습니다.
경영지원팀 명채은 사원에 따르면 비전은 현재 전국 모든 지점의 근태관리를 비즈오피스로 일원화해 운영하고 있습니다.
과거에는 보안 시스템에서 데이터를 수동으로 받아 처리해야 했지만,
지금은 직원들이 직접 그룹웨어에 접속해 실시간으로 자신의 근태정보를 확인합니다.
지점장들도 각 지점의 근태 현황을 조회하고 관리할 수 있어 보다 체계적인 운영이 가능해졌습니다.
일계표를 게시판으로
비전은 새로운 시스템 도입으로 업무 처리 방식도 정비했습니다.
이전에는 일계표를 이메일로 주고받으며 관리했지만, 지금은 게시판을 활용하면서 데이터가 빠르게 쌓이고 공유도 쉬워졌다는 것이 담당의 설명입니다.
지점 직원들이 매일 작성하는 일계표 관리 방식도 함께 개선됐습니다.
도입 전후 한눈에 보기
| 구분 | 도입 전 | 도입 후 |
|---|---|---|
| 이메일·전자결재 | 브랜드별 별도 도메인·계정, 개별 솔루션 병행 | 이메일·전자결재를 하나의 시스템으로 통합 |
| 조직도 확인 | 전국 지점 조직도 실시간 확인 어려움 | 조직도 간편 조회 |
| 근태관리 | 보안 시스템 데이터 수동 처리 | 그룹웨어에서 실시간 확인·지점별 관리 |
| 일계표 관리 | 이메일로 개별 발송 | 게시판에 축적·공유 |
정리하면
비전은 비즈오피스를 통해 4개 법인, 13개 전시장에 흩어져 있던 이메일과 전자결재 체계를 하나로 모으고, 근태관리와 일계표 공유 방식을 정비했습니다.
지점이 늘어날수록 커지던 관리 부담을 시스템으로 풀어낸 사례입니다.
담당자 도입 이후 서비스 대응에 대해서도 만족감을 나타냈습니다.
"작은 오류나 요구사항이 발생하더라도 즉각적으로 대응하고 처리해주기 때문에 만족도가 매우 높다"
— 기획팀 담당자
비전은 비즈오피스를 기반으로 법인과 전국 지점을 체계적으로 관리하며,
국내 자동차 딜러 시장에서 입지를 다져나갈 계획입니다.
기사 전문 보기 ▽ 전자신문 「비전, 비즈오피스 도입으로 업무 효율성 혁신」
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