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kt cloud BizOffice(이하 '비즈오피스')는 전자결재·메신저·이메일 연동·일정관리·프로젝트 관리 등 기업의 핵심 업무 기능을 통합해 제공하는 SaaS 기반 AI 그룹웨어 서비스입니다.
충주시청소년수련원은 비즈오피스를 도입해 종이·수작업으로 진행하던 결재를 전자결재로 전환하고, 이동 없이 언제 어디서나 결재를 처리하며 문서 이력을 체계적으로 관리하는 환경을 갖췄습니다.
*충주시청소년수련원은 충주시청 소속의 청소년 전용 수련시설로, 충청북도 전역의 청소년을 아우르며 건전한 여가 활동과 사회성 함양을 위한 프로그램을 운영하는 공공기관입니다.
전자결재 없이 처리하던 행정, 종이 결재의 비효율
담당자는 이전 직장에서 전자결재를 써 본 경험으로 수작업 문서 결재의 비효율을 이미 체감하고 있었습니다. 입사 당시 수련원에는 전자결재 시스템이 없어 업무 처리 속도와 문서 관리에 어려움이 있었고, 결재 효율화와 환경 보호를 함께 고려해 내부적으로 도입을 건의했습니다.
“이전 직장에서 전자결재 시스템을 사용한 경험을 통해 수작업 문서 결재의 비효율성과 불편함을 체감하고 있었습니다. 충주시청소년수련원에 입사한 후, 기존에는 전자결재 시스템이 도입되지 않아 업무 처리 속도와 문서 관리에 어려움이 있었고, 이에 내부적으로 도입을 건의하게 되었습니다. 결재 프로세스의 효율화와 더불어 환경 보호 차원에서도 필요성을 느껴 kt비즈오피스 그룹웨어를 도입하게 되었습니다.”
— 충주시청소년수련원 담당자
간소해진 결재, 언제 어디서나 업무 처리
도입 이후 결재 절차가 간소해지며 업무 속도가 크게 빨라졌습니다. 종이 문서를 쓰지 않게 되면서 절약과 환경 보호 효과를 함께 얻었고, 직원 간 협업이 원활해지고 문서 이력 관리가 체계화되면서 행정의 신뢰성도 높아졌습니다. 이동 없이 장소에 매이지 않고 결재할 수 있다는 점을 담당자는 가장 큰 변화로 꼽았습니다.
“전자결재 절차가 간소화되면서 업무 속도가 현저히 향상되었습니다. 물리적인 문서를 사용하지 않게 되어 종이 절약은 물론, 업무 효율성과 환경 보호 측면 모두에서 긍정적인 효과를 얻고 있습니다. 직원 간 협업도 훨씬 원활해졌고, 문서 이력 관리가 체계적으로 이루어지면서 행정의 신뢰성도 높아졌습니다. 결재를 위해 직접 이동할 필요 없이, 언제 어디서나 결재가 가능하다는 점이 큰 장점입니다.”
— 충주시청소년수련원 담당자
그룹웨어 도입을 지원해준 비즈오피스 컨설턴트
안정적인 정착에는 도입 과정의 지원이 큰 몫을 했습니다. 컨설팅 담당자가 사소한 질문에도 친절하게 답하고 직원들이 시스템을 편리하게 쓰도록 상세하고 실용적인 안내를 제공해, 구성원들이 어렵지 않게 전자결재에 적응할 수 있었습니다.
“비즈오피스 컨설턴트가 사소한 질문에도 항상 친절하게 응답해 주셨고, 직원들이 보다 편리하게 시스템을 활용할 수 있도록 상세하고 실용적인 안내를 제공해 주셨습니다. 덕분에 구성원들이 시스템을 쉽게 이해하고 활용할 수 있었으며, 도입 과정 전반에 걸쳐 큰 도움이 되었습니다.”
— 충주시청소년수련원 담당자
행정 문서가 많은 조직일수록
담당자는 전자결재가 공공기관은 물론 민간기업에도 필수적인 시스템이라고 평가했습니다. 결재 속도 향상과 문서 관리 체계화, 친환경 실천까지 여러 이점을 경험했고, 특히 행정 문서 처리량이 많은 조직일수록 그 효과를 크게 체감할 수 있다고 덧붙였습니다.
“비즈오피스의 전자결재 시스템은 공공기관은 물론 민간기업에도 필수적인 시스템이라 생각합니다. 결재 속도 향상, 문서 관리의 체계화, 친환경 실천 등 여러 방면에서 실질적인 이점을 경험하고 있으며, 특히 행정 문서 처리량이 많은 조직일수록 그 효과를 더 크게 체감할 수 있습니다. 이에 kt비즈오피스 그룹웨어를 타 기관 및 기업에도 자신 있게 추천드립니다.”
— 충주시청소년수련원 담당자
도입 전후 한눈에 보기
| 구분 | 도입 전 | 도입 후 |
|---|---|---|
| 결재 방식 | 종이·수작업 문서 결재 | 전자결재로 전환 |
| 결재 장소 | 결재를 위해 직접 이동 필요 | 이동 없이 언제 어디서나 결재 |
| 문서 관리 | 이력 관리·검색 어려움 | 문서 이력 체계화, 행정 신뢰성 향상 |
| 협업 | 부서 간 협업 불편 | 직원 간 협업 원활 |
| 환경 | 종이 문서 사용 | 종이 절약·친환경 실천 |
※ 표의 내용은 충주시청소년수련원 도입 환경 기준이며, 조직 규모와 사용 범위에 따라 달라질 수 있습니다.
정리하며
충주시청소년수련원은 결재를 위해 오가던 동선과 종이 문서를 전자결재로 대체하며, 문서 이력 관리와 행정 신뢰성까지 함께 끌어올렸습니다. 행정 문서가 많은 공공기관일수록 전자결재 전환의 효과가 크다는 것을 보여 주는 사례입니다.
지금 쓰는 업무 방식과 필요한 기능부터 함께 짚어 드립니다. 아래로 편히 문의해 주세요.
[도입 상담: 080-567-0700]
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