- BizOffice 블로그 · 기능활용 팁
- 게시일
기업은 공동인증서를 금융 업무부터 전자세금계산서 발행, 공공기관 사이트 이용까지 여러 업무에 사용합니다. 그런데 하나의 인증서를 여러 직원이 함께 쓰거나 각자 PC에 따로 보관하다 보면, 누가 언제 인증서를 사용했는지 확인하기 어렵습니다. 비인가 사용이나 인증서 유출을 걱정해야 하는 상황도 생깁니다.
공동인증서 관리 시스템은 기업이 사용하는 인증서의 사용 범위와 사용 내역을 중앙에서 관리하고, 허용되지 않은 접근을 제한하는 시스템입니다. 인증서를 단순히 보관하는 데 그치지 않고, 지정한 사이트와 기간 안에서만 쓰도록 관리하면서 사용 현황까지 확인할 수 있다는 점이 다릅니다.
그렇다면 기업이 공동인증서를 더 안전하고 편리하게 관리하려면 어떤 기능을 활용하면 될까요? kt cloud가 제공하는 그룹웨어 비즈오피스의 공동인증서 관리 기능을 중심으로 7가지 방법을 정리했습니다.
공동인증서 관리, 왜 필요할까요?
공동인증서는 기업의 금융·행정 업무와 직접 연결되는 중요한 보안 자산입니다. 특히 하나의 인증서를 여러 직원이 함께 쓰는 환경에서는 다음과 같은 문제가 생기기 쉽습니다.
- 인증서가 어떤 업무에 쓰이고 있는지 확인하기 어렵습니다.
- 허용하지 않은 사이트에서도 인증서가 사용될 수 있습니다.
- 여러 사람이 하나의 인증서를 공유해 실제 사용자를 구분하기 어렵습니다.
- 인증서를 PC나 USB에 각자 보관하다 유출될 위험이 있습니다.
- 인증서 사용 현황을 중앙에서 파악하기 어렵습니다.
그래서 기업에는 인증서를 보관하는 것을 넘어 사용 범위, 사용자, 사용 내역까지 함께 관리하는 체계가 필요합니다.
1. 인증서를 쓸 사이트와 기간을 지정하세요
공동인증서 관리의 출발점은 필요한 업무에서만 인증서를 쓰도록 사용 범위를 정하는 것입니다. 비즈오피스에서는 인증서별로 사용할 사이트와 사용 기간을 지정할 수 있습니다.
예를 들어 특정 인증서를 금융 업무에 필요한 사이트에서만 쓰도록 설정하면, 지정하지 않은 사이트에서는 그 인증서를 쓸 수 없습니다. 사용 기간은 최대 1년까지 지정할 수 있고, 만료되면 다시 신청해 사용합니다. 인증서마다 사용 범위를 미리 정해 두면 불필요한 사용을 줄이고 인증서를 더 체계적으로 관리할 수 있습니다.
2. 공용 인증서도 사용자별 비밀번호로 관리하세요
하나의 공동인증서를 여러 직원이 함께 쓰는 경우가 많습니다. 이때 모두가 같은 방식으로 인증서를 쓰면 실제 사용자를 구분하기 어렵습니다.
비즈오피스에서는 공용 인증서에도 사용자마다 개별 비밀번호를 설정할 수 있습니다. 사용 신청이 승인되면 임시 비밀번호가 메일로 발송되고, 사용자는 이를 자신만 아는 비밀번호로 바꿔 사용합니다. 같은 인증서를 여럿이 쓰더라도 비밀번호는 사람마다 다르므로, 사용 책임을 명확히 하고 관리 편의성을 높일 수 있습니다.
3. 인증서 사용 내역을 중앙에서 확인하세요
여러 부서가 공동인증서를 쓰는 기업이라면 사용 내역을 확인하고 관리하는 일도 중요합니다. 비즈오피스는 인증서 사용 현황과 신청 현황을 중앙에서 조회할 수 있도록 지원합니다.
관리자는 어떤 인증서를 누가 쓰고 있는지, 언제 만료되는지, 어느 사이트에 누가 권한을 받았는지를 개별 PC를 일일이 확인하지 않고도 파악할 수 있습니다. ‘인증서를 어디에 보관하는가’에서 그치지 않고 ‘인증서를 어떻게 쓰고 있는가’까지 관리하는 것이 핵심입니다.
4. 비인가 프로그램의 인증서 접근을 차단하세요
공동인증서가 업무와 관계없는 프로그램을 통해 사용되지 않도록 관리하는 것도 중요한 보안 방법입니다. 비즈오피스에서는 비인가 프로그램이 인증서에 접근하거나 복사하려 하면 에이전트가 인증서를 삭제해 유출로 이어지지 않도록 합니다.
인증서가 개인 PC에 저장되지 않기 때문에, 사용자가 따로 신경 쓰지 않아도 이 과정이 자동으로 이뤄집니다. 인증서를 쓰는 과정에도 기업의 보안 기준을 그대로 적용할 수 있습니다.
5. 지정하지 않은 사이트에서는 인증서를 쓸 수 없게 하세요
인증서를 쓸 사이트를 미리 지정해 두면 허용하지 않은 사이트에서의 사용을 막을 수 있습니다. 비즈오피스는 승인된 사이트에서만 인증서를 사용하도록 관리하므로, 인증서가 필요한 업무 외의 용도로 쓰이는 것을 방지합니다.
새로운 사이트에서 인증서를 써야 한다면 사이트 등록을 신청하고 승인을 받은 뒤 사용합니다. 사용 가능한 사이트를 사전에 정하고 접근 범위를 제한하면 공동인증서의 오남용을 줄일 수 있습니다.
6. 외부에서도 공동인증서를 편리하게 이용하세요
재택근무, 외근, 출장처럼 업무 환경이 다양해지면서 사무실 밖에서 인증서를 써야 하는 경우도 늘고 있습니다. 인증서를 개인 PC나 USB 같은 별도 저장장치에 보관하면 관리가 복잡해지고 분실 위험도 커집니다.
비즈오피스 공동인증서 관리 기능을 이용하면 장소에 관계없이 승인받은 인증서를 불러와 쓸 수 있습니다. 보안 관리와 함께 업무 환경에 맞는 사용 편의성까지 고려할 수 있다는 점이 특징입니다.
7. 일반적인 인증서 관리와 무엇이 다를까요?
공동인증서를 각자 PC나 저장장치에 보관해 쓰는 방식에서는 사용 범위와 사용 내역을 중앙에서 관리하기 어렵습니다.
반면 비즈오피스 공동인증서 관리 기능은 인증서를 중앙에서 관리하면서 사용 사이트와 기간을 지정하고, 사용자별 비밀번호를 설정하며, 사용 내역을 조회할 수 있도록 지원합니다. 또한 비인가 프로그램의 접근을 차단하고 승인하지 않은 사이트에서의 사용을 막아, 인증서를 보관하는 단계뿐 아니라 실제로 쓰는 과정까지 관리합니다.
인증서를 단순히 저장해 쓰는 방식에서 벗어나, 기업의 보안 기준에 맞춰 인증서 사용을 관리하는 것이 가장 큰 차이입니다.
기업의 공동인증서 관리, 이제 중앙에서 시작하세요
공동인증서는 기업의 금융·행정 업무에 쓰이는 중요한 보안 자산인 만큼 체계적인 관리가 필요합니다. 특히 여러 부서와 구성원이 함께 인증서를 쓰는 기업이라면, 사용자·사용 사이트·사용 기간·사용 내역을 지금 어떻게 관리하고 있는지 한 번 점검해 볼 필요가 있습니다.
kt cloud가 제공하는 그룹웨어 비즈오피스의 공동인증서 관리 기능은 인증서 중앙관리와 사용 내역 관리, 불법 사용 방지, 안전성과 편의성 향상, 유출 방지를 중심으로 기업의 인증서 관리를 지원합니다. 공동인증서 관리가 고민이라면 현재 방식을 점검하고, 더 체계적인 중앙관리 환경을 마련해 보세요.
공동인증서 관리, 어디서부터 시작할지 고민되시나요?
상담 문의 : 080-567-0700
자주 묻는 질문
Q. 공동인증서 관리 시스템이란 무엇인가요?
기업이 사용하는 공동인증서를 중앙에서 관리하는 시스템입니다. 인증서별로 사용 사이트와 기간을 지정하거나 사용 내역을 조회할 수 있습니다. 비즈오피스에서는 그룹웨어 안에서 인증서 사용을 신청하고 관리할 수 있습니다.
Q. 공동인증서의 사용 사이트를 제한할 수 있나요?
네, 가능합니다. 인증서별로 사용할 사이트를 지정할 수 있습니다. 지정하지 않은 사이트에서는 인증서를 쓸 수 없어 오남용을 방지합니다.
Q. 공동인증서 사용 기간도 설정할 수 있나요?
네, 가능합니다. 인증서별로 사용 기간을 최대 1년까지 지정할 수 있습니다. 만료된 뒤에는 다시 신청해 사용합니다.
Q. 여러 직원이 하나의 공동인증서를 함께 써도 관리할 수 있나요?
네, 가능합니다. 공용 인증서라도 사용자별 개별 비밀번호를 설정할 수 있습니다. 여러 사람이 하나의 인증서를 쓰는 환경에서도 사용자 단위로 관리할 수 있습니다.
Q. 공동인증서 사용 내역을 확인할 수 있나요?
네, 가능합니다. 인증서 사용 현황과 신청 현황을 중앙에서 조회할 수 있습니다. 관리자는 누가 어떤 인증서를 언제까지 쓰는지 확인할 수 있습니다.
Q. 비인가 프로그램의 공동인증서 접근도 막을 수 있나요?
네, 가능합니다. 비인가 프로그램이 인증서에 접근하거나 복사하려 하면 에이전트가 인증서를 삭제해 사용을 제한합니다.
Q. 재택근무나 외근 중에도 공동인증서를 쓸 수 있나요?
네, 가능합니다. 중앙관리 방식이므로 장소에 관계없이 승인받은 인증서를 불러와 쓸 수 있습니다. 재택근무, 외근, 출장 등 다양한 환경에서 이용할 수 있습니다.
함께 보면 좋은 콘텐츠
#비즈오피스 #ktcloud #공동인증서 #공동인증서관리 #공동인증서관리시스템 #기업공동인증서 #공동인증서보안 #인증서관리 #인증서유출방지 #인증서사용관리 #인증서중앙관리 #기업보안 #그룹웨어 #그룹웨어기능 #기업용그룹웨어 #SaaS그룹웨어