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회사에서 외부로 메일을 보낼 때는 기밀 유의나 오·수신 안내처럼 늘 따라붙는 문구가 있습니다. 그런데 이런 문구를 담당자마다 손으로 적어 넣다 보면, 어떤 날은 빠지고 어떤 날은 표현이 달라집니다.
kt cloud 비즈오피스의 수신인 안내 설정을 쓰면 이렇게 매번 붙이는 안내 문구를 관리자가 미리 정해 둘 수 있습니다. 사용자가 메일을 쓸 때 정해 둔 문구가 자동으로 들어가므로, 부서나 담당자가 달라도 같은 기준으로 안내가 나갑니다.
수신인 안내 설정이란?
수신인 안내 설정은 메일을 보낼 때 수신인에게 안내할 내용을 미리 정해 두는 기능입니다. 관리자가 회사에서 공통으로 쓰는 안내 문구를 등록해 두면, 사용자는 메일을 쓸 때마다 같은 내용을 다시 입력하지 않아도 됩니다.
업무 성격에 따라 수신인에게 꼭 전해야 하는 안내가 있다면 미리 등록해 두면 편리합니다. 이렇게 해 두면 부서나 담당자가 바뀌어도 정해진 문구를 기준으로 메일이 나가, 기업 메일 관리와 업무 표준화에도 도움이 됩니다.
수신인 안내 설정이 필요한 이유
같은 문구를 다시 입력하지 않습니다. 메일을 보낼 때마다 같은 안내 문구를 직접 적으면, 짧은 작업이라도 매번 되풀이됩니다. 관리자가 문구를 미리 등록해 두면 사용자가 메일을 쓸 때 그 내용이 자동으로 채워져, 같은 문장을 다시 입력하는 번거로움이 줄어듭니다.
모든 메일에 같은 안내가 들어갑니다. 여러 담당자가 메일을 쓰다 보면 사람마다 안내 문구가 달라지거나 일부 내용이 빠질 수 있습니다. 안내 문구를 미리 정해 두면 담당자와 상관없이 같은 문장이 들어가, 일관된 기준으로 안내할 수 있습니다.
기업 메일 안내를 체계적으로 관리합니다. 외부 고객이나 협력사와 메일을 주고받을 때는 기밀 정보나 저작권, 오·수신 등에 대한 안내가 필요한 경우가 있습니다. 수신인 안내 설정을 쓰면 관리자가 회사에서 쓸 문구를 한 번 등록해 모든 메일에 똑같이 적용할 수 있어, 이런 안내를 더 체계적으로 관리할 수 있습니다.
비즈오피스에서 수신인 안내 설정하기
관리자는 업무 환경에 맞게 안내 문구를 직접 정하고 관리할 수 있습니다. 반복해서 나가는 안내 메일이나, 특정 업무에서 공통으로 전해야 하는 내용이 있다면 미리 기준을 정해 두는 편이 좋습니다.
설정 위치는 관리자 > 메일 > 수신인안내설정 관리입니다.
메일 하단에 수신인 안내 문구 넣기
기업에서는 외부로 메일을 보낼 때, 기밀 정보나 저작권이 담긴 메일이 무단으로 공개·배포·복사되는 것을 막기 위한 안내 문구를 함께 넣기도 합니다. 이때 메일 하단에 수신인 안내 문구를 더해, 지정된 수신인 외 제3자의 무단 사용을 제한하고, 잘못 받은 경우 메일을 삭제하거나 발신인에게 알리도록 안내할 수 있습니다.
예를 들어 다음과 같은 문구를 넣을 수 있습니다.
본 메일은 지정된 수신인만을 위해 작성되었으며, 중요한 정보나 저작권을 포함하고 있을 수 있습니다. 어떠한 권한 없이 본 메일의 정보를 제3자에게 공개, 배포, 복사 또는 사용하는 것을 금지합니다.
영문 안내가 필요할 때도 함께 넣을 수 있어, 국내외 고객이나 협력사와 메일을 주고받는 기업에 특히 잘 맞습니다.
자주 묻는 질문
Q. 수신인안내설정 관리는 어떤 용도로 쓰나요?
메일에 담긴 기밀 정보나 저작권 정보가 무단으로 공개·배포·복사되는 것을 제한하고, 잘못 받은 경우 삭제하거나 발신인에게 알리도록 안내하는 용도로 씁니다.
Q. 수신인 안내 문구를 매번 직접 입력해야 하나요?
아니요. 관리자가 문구를 미리 설정해 두면, 사용자가 메일을 쓸 때 그 문구가 자동으로 들어갑니다.
Q. 수신인 안내 설정을 쓰면 무엇이 좋은가요?
반복되는 문구 입력을 줄이고, 담당자에 따라 안내 내용이 달라지는 것을 막아 일관된 메일 업무를 운영하는 데 도움이 됩니다.
Q. kt cloud 비즈오피스에서 기업 메일을 관리할 수 있나요?
네. kt cloud 비즈오피스는 기업용 그룹웨어로, 메일은 물론 전자결재·근태관리·게시판·메신저 등 여러 업무 기능을 함께 제공합니다.
정리하면
수신인 안내 설정으로 우리 회사 메일 발송 기준에 맞는 안내 문구를 정해 관리해 보세요. 메일 작성부터 수신자 관리까지 필요한 업무를 하나의 그룹웨어 안에서 처리할 수 있다는 점도 kt cloud 비즈오피스의 강점입니다.
우리 회사 메일 발송 기준에 맞는 안내 문구, 어떻게 설정할지 궁금하시다면,
수신인 안내 설정부터 함께 살펴봐 드립니다. 아래로 편히 문의해 주세요.
[도입 상담: 080-567-0700]
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