자주 보내는 메일주소, 매번 검색하시나요? 메일 간편주소록 활용법

자주 보내는 메일주소, 매번 검색하시나요? 메일 간편주소록 활용법

업무를 하다 보면 같은 사람에게 반복해서 메일을 보내는 일이 잦습니다. 매일 자료를 주고받는 담당자, 자주 연락하는 외부 거래처, 정기적으로 안내 메일을 보내는 특정 부서가 대표적입니다.

그런데 이런 메일을 보낼 때마다 이름이나 주소를 다시 검색하고 있지는 않으신가요? 수신자를 찾아 선택하는 과정이 매번 반복되면, 메일 한 통을 쓰는 데 드는 시간이 하루하루 쌓입니다.

이럴 때 도움이 되는 기능이 바로 간편주소록입니다.

간편주소록이란?

간편주소록은 메일을 보낼 때 자주 찾는 사용자나 부서를 따로 모아 관리하는 기능입니다. 즉, 손에 익은 상대를 미리 등록해 두면, 메일을 쓸 때마다 조직도나 주소록에서 수신자를 찾을 필요가 없습니다.

같은 사람이나 부서에 반복해서 메일을 보내는 업무가 많을수록 효과가 큽니다.

1. 자주 연락하는 팀원이 있을 때

업무 특성상 같은 사람에게 반복해서 메일을 보내야 한다면 간편주소록이 잘 맞습니다. 매일 자료를 주고받는 담당자, 계속 협업하는 팀원, 특정 프로젝트 구성원을 등록해 두면 수신자를 다시 찾는 수고를 덜 수 있습니다.

2. 특정 부서에 자주 메일을 보낼 때

간편주소록에는 사람뿐 아니라 부서도 담을 수 있습니다. 특정 부서와 꾸준히 업무를 주고받는다면, 매번 조직도에서 그 부서를 찾는 대신 간편주소록에 추가해 두고 바로 지정하면 됩니다. 여러 부서와 반복해서 협업하는 업무라면 특히 편리합니다.

3. 정기적으로 같은 곳에 보낼 때

매주 또는 매월 정해진 곳에 발송하는 업무 메일도 간편주소록과 잘 어울립니다. 매월 자료를 전달하거나 특정 부서에 정기 안내를 보내는 경우처럼 수신자가 늘 같다면, 한 번 등록해 두고 계속 활용하기 좋습니다.

메일을 쓸 때 수신자는 조직도나 주소록에서 선택합니다. 이때 자주 쓰는 사용자나 부서를 간편주소록에 등록해 두면 됩니다.

이후에는 조직도를 전체 검색하지 않아도, 등록해 둔 간편주소록에서 곧바로 수신자를 고를 수 있습니다.

① 자주 쓰는 수신자 위주로 등록하기

간편주소록에 모든 사람을 넣을 필요는 없습니다. 등록만 해 두고 쓰지 않는 항목이 늘면 오히려 필요한 사람을 찾기 어려워지기 때문입니다. 실제로 자주 메일을 보내는 사용자나 부서만 골라 등록해 두는 편이 낫습니다.

② 발송 전 수신자 다시 확인하기

간편주소록을 쓰면 수신자를 편하게 고를 수 있지만, 보내기 전에는 한 번 더 살펴보는 습관이 필요합니다. 특히 동명이인이나 이름이 비슷한 부서가 등록돼 있을 때는, 잘못된 수신자에게 발송하지 않도록 확인하는 것이 좋습니다.

③ 공용배포그룹과 구분해서 쓰기

간편주소록은 개인이 자주 쓰는 수신자를 관리하는 용도입니다. 반면 여러 구성원에게 똑같은 메일을 보내야 한다면 공용배포그룹이 알맞습니다.

정리하면, 개인적으로 자주 연락하는 사람은 간편주소록에, 회사가 공통으로 쓰는 수신 그룹은 공용배포그룹에 나눠 두는 것이 좋습니다.

업무 메일은 한두 번 쓰고 끝나지 않습니다. 매일 반복되는 만큼, 작성 과정에서 되풀이되는 작은 일을 줄이는 것도 중요합니다.

늘 같은 상대에게 보내는 메일을 매번 조직도부터 검색하고 있다면, 간편주소록으로 수신자를 관리해 보시길 권합니다. 손에 익은 사용자와 부서를 미리 정리해 두면, 메일을 쓸 때 수신자를 한결 빠르게 고를 수 있습니다.

매번 찾는 수신자라면, 한 번 등록해 두고 편하게 관리해 보세요.

Q. 간편주소록이란 무엇인가요?

메일을 보낼 때 자주 찾는 사용자나 부서를 따로 관리하는 기능입니다. 자주 연락하는 수신자를 등록해 두면 메일을 쓸 때 수신자를 찾는 과정을 줄일 수 있습니다.

Q. 간편주소록에는 사람만 등록할 수 있나요?

아닙니다. 사용자뿐 아니라 자주 쓰는 부서, 외부 거래처도 추가해 관리할 수 있습니다.

Q. 간편주소록과 공용배포그룹은 무엇이 다른가요?

간편주소록은 개인이 자주 쓰는 사용자나 부서를 관리하는 데 알맞고, 공용배포그룹은 여러 구성원에게 똑같은 메일을 보낼 때 활용합니다.

Q. 자주 연락하지 않는 사람도 등록해야 하나요?

그럴 필요는 없습니다. 너무 많은 사용자를 넣기보다, 실제로 자주 메일을 보내는 사용자나 부서 위주로 관리하는 것이 좋습니다.

Q. 간편주소록에 등록하면 메일이 자동으로 발송되나요?

아닙니다. 간편주소록은 수신자를 편하게 관리하기 위한 기능입니다. 메일을 작성한 뒤 수신자를 확인하고 직접 보내야 합니다.

상담 문의 : 080-567-0700