메일 예약발송, 원하는 시간에 보내는 업무 메일 활용법 | 비즈오피스 그룹웨어

퇴근 직전, 다음 날 아침에 전달할 안내 메일을 다 써 두었습니다.
지금 보내자니 너무 이르고, 내일 아침 일찍 미팅이 잡혀 있습니다.
이럴 때 필요한 기능이 메일 예약발송입니다.

메일을 미리 써 두고 원하는 시간에 보내고 싶은 순간은 생각보다 자주 있습니다. 이런 순간은 퇴근 전만이 아닙니다. 해외 거래처의 업무시간에 맞춰 정해진 시간에 발송해야 할 때도 있습니다. 비즈오피스에서는 메일을 작성할 때 원하는 날짜와 시간을 지정해 예약 발송할 수 있습니다.

메일 예약발송이란?

메일 예약발송은 메일을 미리 작성한 뒤 원하는 날짜와 시간을 지정해, 그 시점에 자동으로 발송하는 기능입니다. 발송 시간을 기억해 두었다가 직접 보낼 필요 없이, 설정한 시간이 되면 메일이 알아서 전달됩니다.

메일 작성 → 발송 날짜·시간 설정 → 예약 → 설정한 시간에 발송

예를 들어 이런 상황에서 활용할 수 있습니다.

• 오전 9시에 맞춰 업무 안내 메일을 보내야 할 때
• 다음 날 오전에 전달할 자료를 미리 작성해 두고 싶을 때
• 정해진 일정에 맞춰 안내 메일을 발송해야 할 때
• 해외 거래처의 업무시간에 맞춰 메일을 보내야 할 때

미리 작성해 두면 발송 시간에 맞춰 다시 접속해 메일을 보낼 필요가 없습니다. 작성은 여유 있을 때, 발송은 정확한 시간에 나눠서 처리할 수 있습니다.

예약한 메일도 발송 전에 확인할 수 있습니다

예약발송은 메일을 원하는 시간에 보내는 데서 끝나지 않습니다. 비즈오피스에서는 [예약발송 관리]에서 예약된 메일의 발송 대기 목록을 확인할 수 있습니다.

메일을 여러 건 예약해 둔 경우에도, 어떤 메일이 언제 발송을 기다리고 있는지 한 화면에서 볼 수 있습니다. 예약해 둔 사실을 잊더라도 목록에 발송 예정 내역이 남아 있어, 중요한 메일을 놓칠 걱정을 덜 수 있습니다.

예약한 메일 내용이 바뀌었다면?

메일을 예약해 둔 뒤 내용을 고쳐야 하는 상황도 생깁니다. "회의 시간이 바뀌었는데, 메일을 처음부터 다시 써야 하나?" 싶은 순간입니다.

이럴 때는 예약된 메일을 다시 열어 확인하면 됩니다. 비즈오피스에서는 발송 30분 전까지 메일 내용을 수정할 수 있습니다. 반대로 발송 30분 이내에는 수정할 수 없습니다. 다만 예약된 메일은 발송되기 전까지 취소할 수 있습니다.

• 수정 가능 : 발송 예정 시각 30분 전까지
• 수정 불가 : 발송 30분 이내
• 취소 가능 : 실제 발송 전까지

예약발송을 설정한 뒤 일정이나 내용을 바꿔야 한다면, 먼저 발송 시간을 확인하는 편이 안전합니다.

이런 업무 메일에 활용해 보세요

• 아침 업무 안내 메일 : 업무 시작 시간에 맞춰 공지나 안내 메일을 보내야 한다면, 전날 미리 작성해 예약해 둘 수 있습니다.
• 정기적으로 나가는 안내 메일 : 특정 날짜와 시간에 맞춰 전달해야 하는 메일도, 예약해 두면 발송 시점을 놓치지 않고 챙길 수 있습니다.
• 해외 거래처에 보내는 메일 : 시차가 있는 상대와 업무를 진행한다면, 상대방의 업무시간을 고려해 발송 시간을 지정할 수 있습니다.
• 퇴근 전 미리 써 두는 메일 : 퇴근 직전에 다음 날 전달할 메일을 작성했다면, 바로 보내는 대신 원하는 시간으로 예약해 둘 수 있습니다.

메일은 '언제 보내느냐'도 중요합니다

중요한 업무 메일일수록 내용 못지않게 발송 시점을 따져야 합니다. 하지만 바쁜 업무 중에 정해진 시간마다 메일을 직접 보내는 일은 번거롭습니다.

비즈오피스의 예약발송 기능을 활용하면 메일을 미리 작성해 두고, 원하는 날짜와 시간에 맞춰 발송할 수 있습니다. 또한 예약발송 관리에서 발송 대기 중인 메일을 확인하고, 발송 30분 전까지 내용을 수정하거나 발송 전에 취소할 수도 있습니다.

즉 예약발송은 단순히 메일을 나중에 보내는 기능이 아니라, 미리 작성 → 발송 시간 지정 → 예약 내역 확인 → 필요 시 수정·취소까지 이어지는 업무 메일 관리 방법입니다.

자주 묻는 질문

Q. 메일 예약발송은 어떻게 하나요?
메일 작성 시 예약발송 설정을 선택한 뒤 원하는 날짜와 시간을 지정하면 됩니다.

Q. 예약한 메일은 어디에서 확인하나요?
[예약발송 관리]에서 발송 대기 중인 메일 목록을 확인할 수 있습니다.

Q. 예약한 메일의 내용을 수정할 수 있나요?
네. 발송 30분 전까지 메일 내용을 수정할 수 있습니다. 단, 발송 30분 이내에는 수정할 수 없습니다.

Q. 예약한 메일을 취소할 수 있나요?
네. 예약된 메일은 발송되기 전까지 취소할 수 있습니다.

Q. 예약발송으로 메일을 미리 작성해 둘 수 있나요?
네. 메일 작성 단계에서 예약발송을 설정하고 날짜·시간을 지정할 수 있어, 발송 시점보다 앞서 메일을 준비해 둘 수 있습니다.

정리하면

메일을 쓴 순간 곧바로 보내야 한다는 법은 없습니다. 미리 작성해 두고 필요한 시간에 맞춰 보내고 싶다면, 예약발송을 활용해 보세요. 비즈오피스에서는 예약발송부터 발송 대기 메일 확인, 발송 전 수정과 취소까지 메일 발송 과정을 한곳에서 관리할 수 있습니다.

업무 메일을 미리 준비해 두고, 보내야 할 시간에는 자동으로 전달되도록 맡겨 보세요.

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