기업메일 도입 전, 무엇부터 확인해야 할까요?

"메일이야 어디든 비슷하지 않나?" 기업메일 도입을 맡은 담당자라면 한 번쯤 스치는 생각입니다. 보내고 받는 기능이야 어느 서비스든 갖추고 있으니, 요금과 용량만 견주면 될 것 같습니다.

그런데 도입 후에는 바꾸기 어려운 핵심 요소가 따로 있습니다. 계정을 누가 관리하는지, 잘못 보낸 메일을 수습할 수 있는지, 기밀이 밖으로 새어 나가지 않도록 통제할 수 있는지 같은 것들입니다. 이런 항목은 계약이 끝난 뒤에야 아쉬움이 드러납니다.

그래서 이 글은 기능 소개보다 확인 순서를 앞에 둡니다. 기업메일 도입 전에 먼저 짚어야 할 일곱 가지를 체크리스트로 정리했습니다.

1. 기존 메일 도메인을 그대로 쓸 수 있나요?

기업메일을 새로 도입한다고 해서 메일 주소까지 바꿔야 하는 것은 아닙니다. 회사가 이미 보유한 도메인이 있다면, name@회사도메인 형태의 주소를 그대로 기업메일 주소로 연결해 쓸 수 있습니다. 거래처에 주소 변경을 알리고 명함을 새로 만드는 수고가 생기지 않습니다.

연결에는 MX 레코드·SPF·DKIM 같은 DNS 인증 설정이 필요합니다. 용어가 낯설어도 걱정할 일은 아닙니다. 비즈오피스에서는 이 설정을 컨설턴트가 지원하므로, 사내에 기술 담당자가 없어도 도입할 수 있습니다.

2. 계정은 누가 만들고, 퇴사하면 누가 회수하나요?

개인 메일과 기업메일의 첫 번째 차이는 계정의 주인입니다. 개인 메일은 직원이 만들고 직원이 갖고 나갑니다. 기업메일은 회사가 만들고 회사가 거둡니다.

입사자가 오면 관리자가 계정을 발급하고, 퇴사자가 생기면 즉시 회수합니다. 이 체계가 없으면 퇴사한 직원의 받은편지함에 거래처 메일이 계속 쌓입니다. 누구도 열어 보지 못하는 채로입니다.

도입 전에 확인할 것은 하나입니다. 관리자 화면에서 발급과 회수를 우리 손으로 바로 처리할 수 있는지입니다. 비즈오피스에서는 관리자가 계정을 직접 만들고, 직접 회수합니다.

3. 잘못 보낸 메일을 수습할 방법이 있나요?

수신인을 착각하거나 첨부를 빠뜨린 채 보내는 실수는 누구에게나 일어납니다. 문제는 그 다음입니다. 발송을 되돌릴 수단이 있는 서비스와 없는 서비스는 사고의 크기가 다릅니다.

비즈오피스에는 메일 회수 기능이 있습니다. 이미 발송한 메일을 수신자의 메일함에서 거둬들이는 기능으로, 사내 수신자에게 보낸 메일이라면 상대가 아직 읽지 않았을 때 발송을 되돌릴 수 있습니다. 잘못 보낸 것을 알아차린 순간 바로 회수하면, 상대가 열어 보기 전에 거둬들일 가능성이 그만큼 커집니다.

다만 경계는 정확히 알아 둘 필요가 있습니다. 회수는 사내 수신자에게 보낸 메일에만 유효하고, 상대가 이미 열람한 메일은 회수되지 않습니다. 회사 밖으로 나간 메일도 상대 회사의 서버에 도착한 뒤라 되돌릴 수 없습니다. 외부로 보내는 중요한 메일이라면 발송 전에 수신인과 첨부를 한 번 더 확인하는 편이 안전합니다.

4. 외부로의 정보 유출을 통제할 수 있나요?

사내 문서는 열람 권한으로 지키면 되지만, 메일은 처음부터 회사 밖의 상대에게 닿는 것을 전제로 합니다. 그래서 발송에는 발송만의 관리 기준이 필요합니다.

비즈오피스는 나가기 전과 도착한 뒤, 두 시점에서 발송을 관리합니다.

• 발송 전 승인 : 전사 발송·외부 발송·내부 발송 기준으로 승인 대상을 설정할 수 있습니다. 지정된 범위에서는 첨부파일이 있는 메일이 승인 담당자의 확인을 거친 뒤에 발송됩니다.
• 보안메일 : 메일에 암호를 설정해, 지정한 수신자만 열람하도록 보낼 수 있습니다. 열람 기간도 함께 설정할 수 있으니, 받은 뒤의 노출 범위까지 정해 두는 셈입니다.

5. 대용량 파일 전송 : 별도 서비스가 더 필요한가요?

설계 도면이나 영상처럼 큰 파일을 주고받는 회사는 메일과 별도로 파일 전송 서비스를 결제하는 경우가 많습니다. 계정이 하나 늘면 관리할 일도 하나 늘어납니다.

도입 전에 첨부 용량부터 확인해 보시기 바랍니다. 비즈오피스는 일반 첨부로 10MB, 대용량 첨부로 최대 2GB까지 보낼 수 있고, 대용량 파일은 14일간 보관됩니다. 실무에서 오가는 파일 대부분이 메일 안에서 해결되는 크기입니다. 별도 전송 서비스의 비용과 계정 관리를 줄일 수 있는지 따져 볼 항목입니다.

6. 대표메일과 단체 발송, 팀 단위로 관리할 수 있나요?

문의 접수용 info@ 같은 대표메일은 한 사람의 것이 아닙니다. 담당자 개인 계정으로 받으면 그 사람이 자리를 비울 때 문의도 함께 멈춥니다.

비즈오피스는 팀 단위 운영을 세 기능으로 뒷받침합니다.

• 공유사서함 : 대표메일을 팀원이 함께 열람하고 관리합니다. 담당자가 자리를 비워도 문의 응대가 멈추지 않습니다.
• 공용배포그룹 : 거래처 목록 같은 발송 그룹을 팀이 공동으로 관리합니다. 담당자가 바뀌어도 그룹은 남습니다.
• 개별발신 : 여러 명에게 한 번에 보내되, 받는 사람에게는 다른 수신자 목록이 보이지 않게 보낼 수 있습니다. 고객 명단이 서로에게 노출되는 사고를 막는 기본 수단입니다.

7. 과거에 송수신한 메일을 옮길 수 있나요?

도입의 마지막 걸림돌은 새 서비스가 아니라 기존 메일함인 경우가 많습니다. 몇 년치 거래 이력이 쌓인 계정을 두고 떠나기는 쉽지 않습니다.

비즈오피스는 기존 메일을 넘겨받는 방법을 두 가지로 둡니다.

• 파일로 올리기 : 기존 계정의 메일을 PC에 파일로 저장해 두었다가 비즈오피스로 가져오는 방식입니다. 과거에 쌓인 메일을 일괄로 옮길 때 맞는 방법입니다.
• POP3로 이어 받기 : 외부 메일 계정을 최대 3개까지 연결해, 기존 주소로 들어오는 메일을 비즈오피스 안에서 그대로 받아 보는 방식입니다. 거래처가 아직 기존 주소로 보내는 동안에도 메일이 끊기지 않습니다.

과거 이력은 파일로 옮기고 새로 오는 메일은 POP3로 받으면, 기존 계정을 정리하는 시점을 서두르지 않아도 됩니다. 여기에 자동분류로 메일함을 정리하고, 부재중 자동회신을 걸어 두고, 용도별 서명을 등록하면 기존 업무 습관을 크게 바꾸지 않고 넘어올 수 있습니다.

기업메일 도입 전 자가진단 : 자주 묻는 일곱 가지 질문과 답

기업메일 추천 글이나 서비스 비교 표를 열기 전에, 이 일곱 항목에 우리 회사의 답을 먼저 적어 보시기 바랍니다. 답이 비어 있는 항목이 곧 도입 후에 발목을 잡는 항목입니다.

기업메일이라는 개념 자체가 처음이라면, 기업메일의 정의와 기본 기능을 정리한 글에서 이어 보실 수 있습니다. 일곱 항목을 직접 확인하고 싶으시다면 아래 버튼으로 도입 상담을 신청하실 수 있습니다.

기업메일 도입, 우리 회사 상황에 맞춰 점검해 보고 싶으시다면,
비즈오피스 컨설턴트에게 문의해 주세요.

[도입 상담: 080-567-0700]

#그룹웨어추천 #전자결재추천 #근태관리추천 #협업툴추천 #그룹웨어 #전자결재 #웹메일 #협업툴 #클라우드그룹웨어 #근태관리 #비즈오피스 #중소기업그룹웨어 #인사담당자 #기업메일 #기업메일도입 #기업메일선택 #기업메일체크리스트 #회사메일 #업무용메일 #메일보안 #보안메일 #메일회수 #POP3메일 #공유사서함 #대용량첨부