회사 내부 계약과 외부 계약을 한 화면에서-전자계약 부가서비스

회사가 처리하는 계약은 크게 두 가지로 나뉩니다.

하나는 임직원 근로계약, 비밀유지서약(NDA), 합의서, 동의서, 약정서 등 회사 내부에서 작성·체결되는 내부 계약입니다.

다른 하나는 거래처와의 공급·용역 계약, MOU, 입찰 관련 문서 등 외부 당사자와 체결하는 외부 계약입니다.

두 흐름 모두 결국 종이로 출력하거나 외부 전자계약 솔루션을 따로 결제해 처리하는 경우가 많습니다. 같은 회사 안에서 계약 작성·서명·보관 위치가 분산되고, 운영 비용과 부담은 함께 누적됩니다.

BizOffice 전자계약 부가서비스란?

회사의 내부 계약과 외부 계약을 모두 BizOffice의 한 화면에서 통합 작성·서명·보관할 수 있는 부가서비스입니다. 별도 외부 솔루션을 추가 도입하지 않고, 그룹웨어 안에서 단일 운영이 가능합니다. 이미 사용 중인 외부 전자계약 솔루션이 있다면, 거래처 유형이나 계약 종류별로 나눠 병행하다가 단계적으로 통합하는 방식도 가능합니다.

내부 계약 vs 외부 계약 — 한 화면에서 통합

두 종류 모두 같은 그룹웨어 안에서 작성·서명·보관까지 한 흐름으로 처리됩니다.

별도 전자계약 솔루션을 따로 쓰면 생기는 3가지 부담

① 라이선스 비용

전자계약 솔루션 구독료가 매년 누적됩니다. 사용 빈도가 낮은 부서까지 라이선스가 필요한 경우도 흔합니다.

② 운영 부담

계정·권한이 그룹웨어와 분리되어, 인사 이동 때마다 두 시스템을 동시에 정리해야 합니다.

③ 보관 위치 분산

서명이 끝난 PDF를 다시 다운받아 사내 폴더에 저장하다 보면, 어떤 버전이 최종본인지·어디에 있는지 추적이 어려워집니다.

BizOffice 전자계약 부가서비스의 4단계 흐름

1단계 — 계약서 작성

표준 양식(근로계약·NDA·MOU·공급·용역 등)을 선택하거나, 컨설팅 매니저가 사전 설계한 회사 맞춤 양식으로 작성합니다.

2단계 — 발송

임직원(내부) 또는 거래처(외부)에 서명 요청 링크를 발송합니다. 거래처는 별도 회원가입 없이 이메일 링크 한 번으로 진입합니다.

3단계 — 전자서명

회사 측 서명은 BizOffice 안에서, 상대방 서명은 모바일·PC에서 진행합니다. 인증서 관리 시스템과 함께 운영하면 법인 인증서가 USB 없이 그룹웨어 안에서 안전하게 호출됩니다.

4단계 — 보관·재열람

서명이 완료된 계약서는 BizOffice 안에 자동 보관됩니다. 거래처·계약 유형·체결일·만료일 기준 검색이 가능하고, 만료 예정 계약은 자동 알림이 발송됩니다.

보관·재열람도 한 화면에서

• 거래처·계약 유형·체결일·만료일 기준으로 검색
• 만료 예정 계약 자동 알림
• 권한 그룹 기준 열람·다운로드 통제
• 보존 기간 만료 시 회사 정책에 따라 자동 폐기

인증서 관리 시스템과 함께 운영하면 더 좋습니다

전자계약 부가서비스는 단독으로도 동작하지만, 인증서 관리 시스템과 함께 운영하면 가치가 커집니다.

• 법인 인증서가 그룹웨어 안에서 안전하게 호출되어, USB 분실·돌려쓰기 위험이 사라집니다
• 사용 가능 사이트·기간이 사전 지정되어, 범위를 벗어난 사용은 즉시 차단됩니다
• 모든 사용 이력이 실시간으로 기록됩니다

보안은 어떻게 적용되나요?

• 계약 단계별 변경 이력 자동 기록 (누가·언제·무엇을 수정했는지)
• 권한 그룹 기준 계약 열람·다운로드 통제
• 거래처와의 데이터 전송에 인증 토큰·전송 구간 암호화 적용
• 모든 운영은 kt cloud의 클라우드 인프라 위에서 진행

별도 외부 시스템을 추가하지 않고도, 회사 보안 정책 안에 계약 운영이 자연스럽게 들어옵니다.

자주 묻는 질문

Q. 어떤 종류의 계약을 처리할 수 있나요?
내부 계약(임직원 근로계약·NDA·합의서·동의서·약정서)과 외부 계약(거래처 공급·용역·MOU·입찰) 모두 처리 가능합니다. 단순 합의서·서약서처럼 결재선이 없는 문서도 자유롭게 작성·서명·보관할 수 있습니다.

Q. 거래처가 별도 회원가입을 해야 하나요?
아니요. 거래처는 별도 회원가입 없이 이메일 링크에서 서명할 수 있습니다.

Q. 법적 효력은 어떻게 확보되나요?
전자서명법·전자문서 및 전자거래 기본법에 따른 전자서명 절차가 적용됩니다. 서명자·서명 시점·전송 이력이 모두 자동 기록됩니다.

정리하면

회사가 다루는 계약은 내부와 외부로 나뉘지만, 결국 라이선스 비용·운영 부담·보관 위치 분산이라는 세 가지 기준으로 보면 두 흐름을 한 화면에서 처리하느냐가 관건입니다. 지금 계약 처리 방식이 이 세 가지 중 어디서 새고 있는지를 기준으로 점검해 보면 됩니다.

BizOffice는 계약서 작성부터 발송, 전자서명, 보관·재열람까지 이어지는 4단계 흐름을 한 화면에서 제공합니다. 인증서 관리 시스템과 함께 운영하면 법인 인증서를 USB 없이 그룹웨어 안에서 안전하게 호출할 수 있어, 계약 처리와 인증서 관리를 함께 정리할 수 있습니다.

내부 계약과 외부 계약을 한 화면에서 통합 관리하는 방법, 우리 회사 상황에 맞춰 점검해 보고 싶으시다면,
지금 운영 중인 계약 방식부터 함께 살펴보겠습니다. 아래로 편히 문의해 주세요.

[도입 상담: 080-567-0700]

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