업무용 메신저와 개인 메신저, 무엇이 다를까요? | 비즈오피스 메신저

저녁 9시, 휴대폰이 다시 울립니다. 가족 단체방인지 팀 단체방인지는 화면을 켜야 알 수 있고, 낮에 받은 견적서를 찾으려 대화를 거슬러 올라가면 점심 메뉴와 주말 약속 사이 어디쯤에서 파일은 이미 밀려나 있습니다. 업무용 메신저 없이 개인 메신저로 일하는 사무실이라면 낯설지 않은 장면입니다.

개인 메신저가 나빠서 생기는 일이 아닙니다. 업무에 맞게 설계된 도구가 아닐 뿐입니다. 업무 대화에는 업무에 맞게 설계된 메신저가 필요합니다. 무엇이 다르고, 그 차이가 하루 업무를 어떻게 바꾸는지 정리했습니다.

업무용 메신저란 — 개인 메신저와 다른 점

업무용 메신저는 회사 구성원끼리 업무 대화와 업무 알림을 주고받도록 설계한 사내 커뮤니케이션 도구를 말합니다. 즉, 조직도와 근무상태, 메일·결재 같은 회사 안의 정보 흐름을 대화와 한 화면에서 다루는 메신저입니다.

개인 메신저와의 차이는 설계의 전제에 있습니다. 개인 메신저는 지인과의 관계를 전제로 만들어지고, 사내 메신저는 조직과 업무 흐름을 전제로 만들어집니다. 그래서 대화 상대를 조직도에서 확인하고 업무 알림을 대화와 함께 받는 기능이 처음부터 들어 있습니다. 기업 메신저, 사내 메신저라는 이름으로도 불립니다.

개인 메신저로 업무할 때 생기는 문제 4가지

익숙함 뒤에는 리스크가 있습니다. 개인 메신저로 업무 대화를 이어가는 팀이 공통으로 겪는 문제는 네 가지입니다.

① 업무 대화와 사생활 대화가 섞입니다. 같은 앱, 같은 알림음으로 업무와 일상이 함께 도착합니다. 퇴근 후에도 업무 메시지를 피하기 어렵고, 근무 중에는 사적 대화가 업무 대화를 밀어냅니다.

② 상대가 누구인지, 어느 팀인지 확인하기 어렵습니다. 프로필 사진과 이름만으로는 소속과 직책을 알 수 없습니다. 협업 부서가 늘수록 "이분이 어느 팀 담당자였더라"를 되묻는 일이 잦아집니다.

③ 주고받은 파일과 대화를 나중에 찾지 못합니다. 대화가 쌓일수록 파일은 뒤로 밀립니다. "그 파일 다시 보내 주세요"가 반복되는 이유입니다. 업무 자료가 담당자 개인 계정에만 남는다는 점도 문제입니다.

④ 알림에 쉼이 없습니다. 업무 방과 일상 방이 같은 알림 체계를 공유하니, 켜 두면 하루 종일 울리고 꺼 두면 급한 업무 연락까지 놓칩니다.

대화·메일·전자결재·쪽지 알림을 하나의 메신저로

비즈오피스 메신저의 가장 큰 차별점은 모든 업무 알림을 한곳으로 통합한다는 점입니다.

동료와의 실시간 소통은 물론, 비즈오피스 그룹웨어의 메일, 전자결재, 쪽지 등 모든 업무 알림이 메신저 하나로 통합됩니다. 각 업무함을 개별적으로 확인해야 했던 번거로움이 사라지며, 급한 결재가 누락되거나 업무 확인이 지연되는 리스크를 크게 줄일 수 있습니다.

새로운 결재 문서나 회신 메일이 도착하면 메신저가 즉각 알림을 제공하므로, 실무자는 메신저 하나만으로도 그룹웨어 내의 모든 업무 흐름을 실시간으로 파악할 수 있습니다. 이는 그룹웨어와 하나로 연동되는 기업용 메신저에서 얻을 수 있는 장점입니다.

대화 상대가 지금 자리에 있는지, 조직도와 근무상태 확인

메신저에서 조직도를 열면 사업부와 팀으로 이어지는 조직 트리에서 구성원을 바로 찾을 수 있습니다. 이름 옆에는 연락처와 함께 근무상태 배지가 붙습니다. 회의 중인지 업무 중인지 배지로 먼저 확인하고 말을 걸 수 있으니, 급한 용건일수록 헛걸음이 줄어듭니다. 다른 사업부 담당자에게 자료를 요청할 때도 조직 트리에서 팀을 찾아 내려가면 이름과 연락처가 바로 나옵니다.

근무상태는 그룹웨어 프로필 카드의 상태 표시에서 업무·회의·외근·재택·출장·휴가 여섯 가지 중 하나를 직접 고릅니다. 더불어 메신저의 접속 상태도 노출됩니다. 자리를 비워 일정기간 메신저를 사용하지 않으면 자리비움으로 자동 표시됩니다. 외근이나 출장, 휴가로 자리에 없는 담당자에게는 전화 대신 메시지를 남겨 두고, 재택 중인 동료와는 평소처럼 대화를 시작하면 됩니다. "어느 팀의 누구인지"를 되묻던 문제도 조직도 앞에서는 생기지 않습니다. 상대의 소속과 직책, 상태가 대화를 시작하기 전에 이미 보이기 때문입니다.

메신저와 함께 제공되는 쪽지 기능과 보관 기간 5년

쪽지는 메신저에 탑재되어 제공되는 기능입니다. 실시간으로 흘러가는 대화방과 달리, 남겨야 할 내용을 한 건씩 담아 보내는 회사 안의 메시지입니다. 본문은 4,000자까지 쓸 수 있고, 파일도 함께 첨부합니다. 상대가 읽었는지는 수신확인으로 보입니다. "보셨을까요?"를 다시 묻는 대신, 필요한 후속 논의로 바로 넘어가면 됩니다.

쪽지로 주고받은 본문과 파일은 5년 동안 보관됩니다. 대화방에서는 새 메시지가 쌓일수록 지난 파일이 뒤로 밀리지만, 쪽지함에서는 몇 달 전 합의한 조건도 지난 분기에 받은 자료도 제자리에 있습니다. 업무 기록이 담당자 개인 계정이 아니라 회사 시스템에 남는 것, 개인 메신저와의 차이가 또렷해지는 지점입니다.

단체방 피로를 줄이는 대화방 관리와 화상회의

단체방이 늘어나며 쌓이는 피로는 대화방 관리 기능으로 줄입니다.

놓치면 안 되는 내용은 대화방 공지로

일정 변경이나 결정 사항은 대화방 공지로 등록해 상단에 고정합니다. 새 메시지가 아무리 쌓여도 공지는 밀려 내려가지 않으니, "위에 올렸는데 못 보셨나요?"가 줄어듭니다. 새로 합류한 구성원도 공지만 보면 그 방의 핵심 사항을 먼저 파악할 수 있습니다.

알림은 종류별로 따로, 지난 대화는 검색으로

알림은 종류별로 설정합니다. 일반 대화·메일·결재·쪽지 네 종류마다 알림창 표시 여부와 상단 고정, 소리 알림, 표시 시간을 따로 정하고, 대화 알림에는 메시지 내용 미리보기 옵션도 있습니다. 결재와 메일 알림을 받아 바로 확인하고, 대화는 미리보기로 훑어 급한 것만 먼저 답하고, 집중이 필요한 시간에는 일부 종류의 알림창을 꺼 두는 식으로 업무 리듬에 맞춰 조절합니다. 지난 대화는 대화내용 검색으로 찾습니다. 스크롤을 거슬러 올라가지 않아도 키워드로 그날의 논의에 바로 닿습니다. 회의에서 정한 일정이나 합의한 조건처럼 다시 확인할 일이 생기는 내용일수록 검색이 제 몫을 합니다.

받은 파일함과 예약 발송

대화 중 받은 파일은 받은 파일함에 모이고, 만료일도 함께 확인할 수 있습니다. 파일을 찾으러 대화를 뒤질 일이 없습니다. 보내는 쪽도 편해집니다. 쪽지든 일반 대화든 예약 발송을 걸어 두면, 퇴근 전에 써 둔 메시지를 다음 날 업무 시간에 맞춰 보낼 수 있습니다.

화상회의는 대화방에서 바로

말로 길어질 논의는 화상회의로 넘깁니다. 진행 중인 대화방에서 화상회의를 열고 구성원을 초대해 바로 참여합니다. 회의 링크를 따로 만들어 이 방 저 방 옮겨 붙이는 절차가 없습니다.

※ 화상회의는 유료 부가서비스로 제공됩니다.

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개인 메신저에서 경험하던 네 가지 문제로 돌아가 보겠습니다. 섞이던 대화는 업무 전용 공간이 분리하고, 상대가 누구인지는 조직도와 근무상태가 보여 줍니다. 사라지던 파일은 받은 파일함과 5년 보관이 붙잡고, 알림 피로는 종류별 설정과 4종 알림 통합이 덜어 냅니다. 업무 대화의 기준을 바꾸고 싶다면, kt cloud가 제공하는 비즈오피스에서 사내 메신저의 차이를 직접 확인해 보세요.

자주 묻는 질문

Q1. 업무용 메신저는 개인 메신저와 무엇이 다른가요?

설계의 전제가 다릅니다. 개인 메신저는 지인 간 대화를 전제로 하고, 업무용 메신저는 조직도·근무상태·업무 알림처럼 회사의 업무 흐름을 전제로 만들어집니다. 비즈오피스 메신저는 여기에 대화·메일·전자결재·쪽지 알림 통합까지 더해 업무 소통을 한곳에서 처리하도록 지원합니다.

Q2. 비즈오피스 메일과 전자결재 알림도 메신저에서 함께 받을 수 있나요?

네, 받을 수 있습니다. 비즈오피스 메신저는 동료와의 대화 알림에 더해 그룹웨어의 새 메일·전자결재·쪽지 알림을 함께 보여 줍니다. 메일함과 결재함을 오가며 확인하지 않아도 메신저 하나로 업무 알림을 모아 받을 수 있습니다.

Q3. 쪽지로 주고받은 내용과 파일은 얼마나 보관되나요?

쪽지 본문과 첨부 파일은 5년 동안 보관됩니다. 시간이 지난 업무 내용도 쪽지함에서 다시 확인할 수 있습니다. 쪽지는 본문 4,000자까지 작성할 수 있고, 수신확인과 예약 발송 기능도 함께 제공합니다.

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[도입 상담: 080-567-0700]

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