전자결재란 기존 종이 서류를 직접 상급자에게 찾아가 결재를 받던 서면 방식이 아닌

인터넷상에서 문서를 기안하고 승인받는 결재 시스템입니다.

많은 기업에서 전자결재 시스템을 도입하여 업무를 진행하고 계신데요,

오늘은 전자결재 시스템이 회사 업무에 선택이 아닌 필수 업무기능인지

전자결재의 필요성에 대해 소개해 드리려고 합니다.

1. 신속 · 정확한 의사 결정으로 업무효율증진

여러 부서와 직원으로 구성되어 있는 회사의 경우

기업의 목표 달성을 위한 신속하고 명확한 의사결정은 필수인데요,

결재는 부서 간 의사소통을 위해 중요한 역할을 담당하고 있죠.

전자결재 도입 전, 서면으로 결재를 진행할 경우 양식을 찾아 작성하고, 인쇄한 뒤

상급자에게 결재를 받기 위해 사무실 곳곳을 돌아다녀야 했습니다.

상사가 부재 중일 경우 결재일은 기한 없이 미뤄질 수밖에 없었는데요,

전자결재 시스템을 도입할 경우 PC/모바일을 통해 언제 어디서나 시간과 장소에 구애받지 않고 결재 진행이 가능합니다.

 회사 고유의 양식이 서버에 등록되어 있어 해당 양식을 바로 기안 올릴 수 있고

결재, 합의, 합의, 참조 등 기존 사용하던 결재 프로세스를 그대로 구현하여 편리하고 신속하게 결재선을 지정할 수 있습니다.

다시 사용할 경우 번거롭게 새로 작성할 필요 없이 재기안하여 업무시간을 줄일 수 있죠.

출장, 휴가 등으로 부재중인 직원 또는 해외 근무자 역시 모바일앱을 통해 실시간으로 알림 받고 빠르게 결재 진행이 가능합니다. 

전자결재 시스템을 통해 신속한 업무 처리가 가능하니 업무 효율이 높아지겠죠?

2. 투명하게 결재문서이력관리

회사의 결재문서의 경우 보안이 필요한 회사의 주요 자산이기에,

투명하고 정확하고 작성되어야 합니다.

서면 결재의 경우 종이 서류이기 때문에 문서 조작의 위험에 노출될 가능성이 높아지게 되는데요,

전자결재 시스템을 사용하여 결재를 진행할 경우 결재 이력을 타임라인화하여 명확하게 관리할 수 있습니다.

중간 결재자의 의견이나 문서 수정이력, 반송 이력, 결재 진행 순서 및 현재 문서 진행 상태 등

타임라인 확인만으로 실시간 진행현황을 파악할 수 있게 됩니다.

3. 안전하고 체계적인 문서보관

종이 서류의 경우 문서가 쌓여감에 따라 문서 유출이나 분실 우려가 발생합니다.

회사의 중요한 자산인 결재문서 복구가 어려워 회사에 막대한 피해를 입힐 수 있는데요,

또한, 종이 서류가 누적될수록 페이퍼와 프린트 잉크가 낭비되고 결재문서를 보관할 물리적인 공간이 필요하게 됩니다.

전자결재 시스템을 이용할 경우 결재문서가 서버에 저장되어 안전하게 보관되니 분실이나 파손 위험이 없어집니다.

필요시에는 문서 검색을 통해 바로 문서 확인이 가능하고 인쇄하여 사용할 수 있어 문서관리도 쉬워집니다.

본인이 설정한 결재 암호를 입력해야 기안 및 결재가 가능한 본인확인가능 기능으로 안전하게 기안하여 보안을 강화하고

결재가 완료된 순서대로 서버에 안전하게 보관하면

작성부터 문서보관까지 회사의 중요한 자산을 누락하는 일 없이 안전하게 지킬 수 있겠죠?

오늘은 효율적인 업무처리를 위한 전자결재 시스템의 개념 정의와 필요성에 대해 소개해 드렸습니다. 

전자결재 도입을 고려하고 계신다면, 

BizOffice 전자결재 기능을 직접 체험해 보시고 확인해 보시는 건 어떠세요?

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여러분의 더 나은 업무환경을 위해 항상 고민하는 BizOffice가 되겠습니다. 

감사합니다.