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생산직 포함 전 직원 그룹웨어와 전자계약 기능 사용
kt 클라우드 비즈오피스(kt cloud BizOffice, 구 비즈메카 그룹웨어, 이하 ‘비즈오피스’)는 전자결재, 일정, 전자계약, 메신저 등
기업의 핵심 업무 기능을 통합해 제공하는 SaaS 기반 그룹웨어 서비스로 kt cloud와 가온아이가 함께 운영하고 있다.
국내 대표 수제맥주 기업 세븐브로이맥주(대표 김강삼)는 비즈오피스를 도입하며
계약 업무의 디지털 전환과 함께, 생산현장까지 아우르는 협업 기반을 성공적으로 구축했다.
세븐브로이맥주는 2011년, 국내 중소기업 최초로 맥주 제조 일반면허를 획득했다.
이 회사는 수제맥주 시장에 진출한 국내 최대 규모의 수제맥주 기업으로 대표 제품 ‘강서맥주’를 비롯해 밀맥주, 위트에일 등 다양한 제품을 공급하면서
수제맥주의 대중화를 이끌어 왔으며, 하이볼·위스키·논알코올 음료와 탄산음료 등 주류 전반으로 영역을 확장하며 종합음료기업으로 성장하고 있다
전사 그룹웨어 도입으로 생산직까지 디지털화 확대
세븐브로이맥주는 일부 핵심 부서 중심으로 Microsoft 365를 비롯한 시스템을 사용하고 있었으나,
이를 전사로 확대하고 보다 효율적인 솔루션으로의 전환을 검토하게 되었다.
비즈오피스를 도입한 이후에는 생산직을 포함한 전 직원이 메일과 업무 시스템을 사용할 수 있게 됐으며,
기존 대비 약 70%에 달하는 비용도 절감할 수 있게 됐다.
세븐브로이 담당자는 “이전에는 현장 인력은 메일이나 그룹웨어 시스템을 사용하는 데 한계가 있었지만,
이제는 전 직원이 동일한 디지털 환경에서 소통하고 협업하면서 자연스럽게 소속감도 높아졌다”며,
“또한, 비즈오피스 하나로 메일, 전자결재, 계약, 메신저 등 다양한 업무 기능을 통합해,
기존에 그룹웨어와 Microsoft 365 등 여러 서비스를 병행하던 환경을 하나의 시스템으로 단순화할 수 있었다”고 말했다.
전자계약 기능으로 계약 업무 간소화
세븐브로이맥주는 비즈오피스의 전자계약 기능을 활용해 계약서 작성부터 발송, 보관까지 모든 과정을 전자화하여,
기존의 수작업 기반 업무를 획기적으로 개선했다.
비즈오피스 전자계약 기능은 전자계약 전문 기업인 아이서트의 기술을 기반으로 제공되며,
실제 계약 환경에 최적화된 안정성과 편의성을 동시에 제공한다는 점에서 실무자들의 호평을 받았다.
특히 세븐브로이맥주 업무에 맞춰 사전에 설정된 맞춤형 계약서 양식을 제공함으로써,
계약 담당자가 필요한 수치만 입력하면 손쉽게 계약서를 작성할 수 있도록 했다.
작성된 계약서는 자동으로 이력이 저장되어 계약 관리의 효율성과 안정성을 높이는 데 기여하고 있다.
세븐브로이 담당자는 “계약서를 출력하고 스캔해 메일로 보내던 과정을 클릭 몇 번으로 끝낼 수 있게 되어,
현장에서도 시간과 인력이 절감되는 효과를 체감하고 있다”고 전했다.
외부 계약 업무도 단계적 확대 계획
세븐브로이는 현재 근로계약, 연봉계약 등 사내 인사 계약을 중심으로 비즈오피스 전자계약 기능을 적극적으로 활용하고 있다.
계약서를 출력하거나 스캔할 필요 없이 맞춤형 양식에 필요한 항목만 입력하면 작성부터 발송, 회수, 보관까지
전 과정을 원스톱으로 처리할 수 있어 특히 총무 담당자를 비롯한 실무자들의 만족도가 높다.
세븐브로이는 전북 익산의 본사(맥주 생산, 양조 및 품질관리)와 서울 지사(사무·경영 업무)를 중심으로 전국 단위로 운영되고 있어,
본사와 지사 간의 물리적 거리에도 불구하고 언제 어디서나 실시간으로 계약을 체결할 수 있어 업무 속도와 협업 효율성이 크게 향상됐다.
향후에는 광고 계약, 프랜차이즈 가맹 계약 등 외부 거래처와의 정기적 계약 업무로도 전자계약 활용 범위를 확대할 계획이다.
세븐브로이맥주의 계약 담당자는 “비즈오피스 전자계약은 공동인증서를 기반으로 계약 당사자의 신원을 명확히 확인할 수 있어,
공신력 있는 계약 체결 수단으로 평가받고 있다”며, “향후 거래처 환경에 맞춰 다양한 인증 방식이 지원된다면,
외부 계약에서도 더욱 유연하고 폭넓은 활용이 가능할 것”이라고 기대감을 나타냈다.
현장 중심의 알림 기능, 그룹웨어 연계 등에 대한 기대감도
현장 중심의 조직 구조를 운영 중인 세븐브로이맥주는 전자계약 진행 시 그룹웨어 메일을 통해
자동으로 계약 안내 메일이 발송되는 기능을 적극 활용하고 있다.
비즈오피스는 전자계약 알림을 그룹웨어 메일을 통한 자동 알림 외에도, 모바일 Push 알림이나 메신저 기반의 알림톡 등
다양한 실시간 알림 수단까지 확대 적용할 계획이다.
이를 통해 현장과 본사 간의 정보 전달 속도를 높이고, 계약 체결의 실시간성과 연결성을 한층 강화할 수 있을 것으로 기대되고 있다.
또한, 기존에는 계약 담당자가 일괄적으로 처리하던 대내외 계약 업무를 필요에 따라
각 부서별로 계약 담당자를 지정해 직접 계약서 작성 및 체결을 진행할 수 있게 됨으로써,
계약 프로세스가 분산되고 자율화되어 전체 업무 효율성도 크게 향상될 것으로 기대된다.
제조업 환경에 최적화된 디지털 업무 시스템
세븐브로이맥주는 비즈오피스를 기반으로 계약 업무의 디지털 전환을 성공적으로 이루었으며,
업무 편의성과 생산성을 동시에 확보하는 효과를 거두고 있다.
단순한 시스템 전환이 아닌, 제조업 조직에 맞춘 실질적인 변화를 이끌었다는 점에서 그 의미가 크다.
앞으로도 세븐브로이맥주는 비즈오피스를 중심으로 디지털 업무환경을 더욱 고도화하고,
다양한 현장 중심 기능과 인증 방식 확장을 통해 보다 유연하고 강력한 협업 체계를 구축해 나갈 계획이다.
세븐브로이맥주 담당자는 “내부 계약을 디지털화하려는 기업이라면 비즈오피스 전자계약 시스템을 적극 추천하고 싶다.” 며,
“계약서 출력, 서명, 스캔, 보관 과정을 생략할 수 있어 시간과 비용을 절감할 수 있으며,
다양한 부서에서 직접 손쉽게 활용할 수 있다는 점도 큰 장점이다.”며 비즈오피스에 대한 만족감을 나타냈다.
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